planejar para acontecer

Depois de conhecer o potencial do trote solidário, no Módulo 1, é possível que você tenha ficado com várias ideias do que pode ser feito em seu polo. E isso é ótimo!

No entanto, para que ideias se transformem em ações efetivas, é preciso percorrer um caminho, do qual planejar é o primeiro passo.

Não faltam aos universitários ideias e energia para atuar socialmente na comunidade, porém, muitas vezes, isso é feito sem diagnóstico ou planejamento, o que prejudica os resultados obtidos.

Para evitar que isso ocorra, este módulo apresenta questões sobre as quais você e seu grupo podem refletir para estruturar suas ações.

Vamos explicar o passo a passo da produção de um projeto, que será o documento-chave do seu trote. Redigir um projeto bem estruturado auxilia na realização de um trabalho mais consistente, que realmente atenda às necessidades da comunidade. Além disso, a clareza e a transparência nos objetivos, na justificativa e no planejamento facilita a conquista de parceiros.

Quando um projeto é bem planejado, ele transcorre de maneira mais eficaz e as possibilidades de sucesso são bem maiores. Portanto, mãos à obra!

Antes de mais nada, para começar o planejamento é importante ter uma equipe formada, de maneira que todos participem do processo. Depois de reunir alguns colegas, vocês devem refletir em conjunto sobre as seguintes questões.

Depois que o grupo tiver essas predefinições, é hora de começar a redigir o projeto.

Não se preocupe se, durante a redação, surgirem dúvidas ou o grupo mudar de ideia. É exatamente para isso que serve o planejamento: adequar a rota!

Seu projeto deverá seguir uma estrutura definida, conforme a imagem abaixo:

A seguir, você verá como redigir cada uma dessas seções detalhadamente. A primeira delas é o nome do projeto.

1. Nome do projeto

Muitas vezes, ao se iniciar a redação de um projeto, o título ainda não está muito claro. À medida que o grupo reflete, discute e escreve, a ideia vai ganhando forma e consistência. Por isso, o nome, apesar de ser o primeiro dado a aparecer na apresentação do projeto, pode não ser o primeiro fator decidido.

O título do projeto deve transmitir uma mensagem que mobilize os participantes e cative os apoiadores. Além disso, tem de ser criativo e despertar o interesse dos possíveis parceiros e da comunidade atendida.

A primeira página deve apresentar uma pequena descrição ou resumo do projeto. Isso facilitará o entendimento do leitor, que saberá de antemão o que será apresentado. Porém, o texto deve ser claro e objetivo para não comprometer sua apresentação.

2. Objetivos

O que se quer transformar? Quais os objetivos a se alcançar? Qual o público atendido?

Os objetivos expressam os resultados que o grupo pretende alcançar.

Se, num determinado bairro, o problema a ser superado é o fato de os moradores não reciclarem lixo, mesmo que ali existam cooperativas de reciclagem, um dos objetivos possíveis é conseguir aumentar a quantidade do lixo reciclado. Esse objetivo pode ser alcançado, por exemplo, por meio da distribuição de folhetos e gibis educativos, ou, ainda, da realização de atividades em instituições sociais, instruindo crianças a confeccionar brinquedos com produtos recicláveis.

É preciso, também, falar sobre o público atendido. Quantas pessoas serão diretamente favorecidas? A quem se destina? Crianças, jovens, idosos? Onde vivem? Trata-se de população rural ou urbana?

Quando uma ação tem objetivos claros, as pessoas envolvidas têm foco, sentem-se orientadas, motivadas e engajadas.

3. Justificativa

Por que fazer? O que move o grupo a tomar esta iniciativa?

Justificar um projeto de trote solidário é demonstrar seu impacto e sua necessidade para o público atendido. É fundamental mostrar que o projeto interessa à comunidade e irá melhorar a vida das pessoas. Por exemplo: em uma cidade litorânea, onde a presença de animais na praia seja frequente, alunos de medicina veterinária podem alertar a comunidade sobre os riscos de zoonoses e infecções transmitidas por animais de estimação.

O primeiro passo para uma boa justificativa é o diagnóstico. Por meio dele, identificam-se as reais necessidades daquele indivíduo, grupo, área ou organização social a ser beneficiada pela ação voluntária.

Existem algumas maneiras de diagnosticar as necessidades da comunidade.

É fundamental elucidar a necessidade do projeto, o porquê da ação que se pretende realizar e os fatores que levaram ao desenvolvimento da proposta de intervenção.

Mostrar que o projeto é relevante e causará impacto certamente fará com que mais pessoas ou organizações queiram participar dele ou apoiá-lo.

É nesta fase que sua área de atuação deve ficar bem definida. Por exemplo: educação, saúde, esporte, cultura e lazer, meio ambiente, nutrição, cidadania. Quanto mais específica for a área, melhor: educação profissional, saúde bucal, educação nutricional etc.

4. Equipe de trabalho

Quem está disposto a fazer parte? Quem será responsável por cada ação?

Neste item, deve-se informar quem está envolvido no grupo de trabalho e os responsáveis por alcançar os objetivos traçados.

É importante que, antes de formar o grupo, alunos e educadores sejam convidados a fazer parte dele. Trabalhar em grupo é elemento-chave para o sucesso. Quanto mais as pessoas se sentirem “donas” do projeto, mais facilmente assumirão a responsabilidade pelos resultados.

O grupo de trabalho também deve definir as tarefas e os objetivos de cada um e organizar essas informações em uma tabela de atividades. Isso facilitará o andamento do projeto e diminuirá os possíveis atritos.

É interessante atribuir tarefas de acordo com as habilidades de cada um, por exemplo: nomear como coordenador o aluno com habilidade para liderar pessoas; atribuir ao colega que entende de design as tarefas de criação e produção da identidade visual e do material gráfico da campanha.

Para que o grupo alcance os objetivos traçados, é preciso criar um ambiente de trabalho produtivo e confortável. Para isso, três conceitos são importantes: diálogo, respeito e colaboração.

5. Plano de ação

Como fazer? Quais são as ações e as etapas necessárias? Quando ocorrerão? Qual o tempo necessário para cada etapa?

O plano de ação determina o momento de organizar as ideias, de acordo com o tempo disponível, assim como as pessoas e os objetivos traçados. É o resumo de todas as atividades que devem ser desenvolvidas, por quem e quando.

Organizam-se ações de acordo com o tempo; afinal, um projeto deve sempre ter um cronograma. Mesmo que o desejo inicial seja que ele não termine nunca, é preciso que tenha começo, meio e fim. O período de implementação vai depender dos objetivos, da periodicidade, da carga horária, do grupo de trabalho e dos recursos.

Uma boa forma de construir um plano de ação é respondendo às seguintes perguntas:

Periodicamente, o grupo deve trocar impressões e ideias para analisar os problemas e imprevistos do projeto, avaliar se o resultado da ação corresponde ao esperado e redirecionar parte do que foi planejado.

Por exemplo: em um projeto de plantio de mudas nativas às margens do rio Tietê, cogitou-se o risco de estas não “irem para a frente”. Depois de refletir um pouco sobre as possibilidades de solução, o grupo decidiu que o ideal seria pesquisar outras mudas nativas, mais resistentes.

Não se esqueça de colocar em seu plano de ação:

• local das ações;
• periodicidade;
• cronograma;
• plano de divulgação.

Você também pode utilizar ferramentas, aplicativos ou sites que ajudem no planejamento das ações (como o Modelo C) ou no gerenciamento das tarefas (como o Trello).

6. Recursos

Quanto é necessário para a realização do projeto, em termos de recursos materiais, humanos e financeiros? Quais serão os parceiros envolvidos?

É importante listar todos os recursos físicos, humanos e financeiros necessários e estimar um orçamento total do projeto. Além disso, é bom indicar quais são os parceiros já envolvidos em seu projeto, assim como as responsabilidades de cada um.

Toda a estrutura deve ser idealizada para se tornar autossustentável. Isso facilitará a aproximação de parceiros e garantirá a continuidade. Num primeiro momento, são necessários recursos financeiros, mas, depois, o projeto precisa adquirir autonomia e/ou arrecadar recursos de formas criativas.

7. Parceiros

Quais os locais e que pessoas no entorno da universidade podem se tornar parceiros?

Com todo o material em mãos, é hora de buscar os parceiros, que podem ser empresas, organizações sociais, administração local, ou a própria universidade e universitários. Parcerias podem ser articuladas para obter recursos financeiros, físicos ou humanos e favorecer a sustentabilidade e a visibilidade de seu projeto.

É importante que os responsáveis pelo projeto e pela organização parceira se conheçam e desenvolvam um relacionamento de médio e longo prazo.

Veja abaixo alguns passos que você deverá seguir para que sua parceria tenha sucesso:

É importante que o grupo faça algumas perguntas e, junto ao parceiro, tente respondê-las. Parcerias nem sempre são fáceis: é importante identificar os princípios fundamentais da parceria e, assim, criar as bases para o desenvolvimento de uma relação bem-sucedida e eficiente.

É fundamental também que os parceiros apresentem:

• Visão e valores compartilhados;
• Equidade, respeito à igualdade de direitos;
• Respeito à cultura, identidade e filosofia de cada parceiro;
• Transparência, base para uma relação de confiança e de crescimento contínuo;
• Benefício mútuo;
• Cooperação, e não competição.

Parcerias são excelentes oportunidades de desenvolvimento, credibilidade e visibilidade. Não deixe de procurá-las e buscar sinergias.

8. Contrapartidas

Nesta etapa, devem-se destacar quais serão as responsabilidades dos organizadores do projeto e dos parceiros.

É fundamental que o texto seja transparente quanto ao que cada um deve fazer: isso dará maior credibilidade ao projeto.

Quando for o caso, o valor das cotas de patrocínio e a descrição do retorno da imagem devem ser mencionados, além de todos os benefícios que o investimento trará para a empresa.

Seja criativo! Ilustre os materiais gráficos, como banners, flyers, camisetas, apontando o espaço que será destinado à marca do parceiro, e pense em outras alternativas. Se você realmente buscou parceiros em sintonia com seu projeto, com certeza irá encontrar diversas formas de interação.

Lembre-se: a instituição parceira não quer ser apenas doadora de recursos, ela quer participar, interagir, envolver seu público. É o “ganha-ganha”, fator determinante para o sucesso do projeto.

9. Avaliação

Qualquer tipo de projeto deve levar em consideração os resultados esperados e a forma como serão medidos.

É fundamental descrever como será o processo de avaliação, que indicadores serão levantados e se será realizado algum tipo de pesquisa.

Atualmente, as empresas e organizações sociais estão interessadas não só na ação, mas, principalmente, nos resultados e nos impactos do projeto. Ter planejado um processo de avaliação demonstra que o projeto não é uma ação pontual, mas traz implícitos reflexão e comprometimento.

Da mesma forma que se fez um diagnóstico para confirmar a necessidade do projeto, é preciso proceder a uma avaliação para descobrir como transcorreu a evolução dos indicadores.

A avaliação, além de apontar o sucesso do projeto, pode, ainda, identificar os pontos nos quais falhou, para serem considerados em uma nova campanha. A partir daí, é preciso entender por que a campanha não alcançou o impacto desejado.

Assista à videoaula abaixo para compreender melhor a estrutura do projeto e a importância do planejamento para a realização de um bom trote solidário.

Para criar a identidade e o histórico do projeto, é necessário registrar o passo a passo das ações. Com base nesse registro, é possível compartilhar as ações, os impactos e os conhecimentos, permitindo que a experiência possa ser divulgada e ampliada.

Desde o início da campanha, atas, relatórios, pesquisas utilizadas na elaboração do diagnóstico e até mesmo fotografias das reuniões realizadas ou das visitas à comunidade que será atendida são importantes formas de registro. Por exemplo: em uma ação de revitalização de uma escola pública, fotografar o “antes” e o “depois” concretiza a efetividade do projeto.

A fotografia e a filmagem dos participantes em ação, das palestras ou das apresentações promovidas, os depoimentos dos envolvidos - todos são instrumentos fundamentais na elaboração dos relatórios que serão encaminhados aos parceiros.

Ao término das atividades, a clipagem dos materiais veiculados na mídia e as fotografias dos resultados comprovam os impactos da campanha.

Elaborar um projeto de trote solidário pode parecer complicado num primeiro momento, mas não se assuste. É preciso persistência, paciência e motivação. As coisas nem sempre correm como esperamos, mas isso não deve desmotivá-lo: você verá que valeu a pena quando você e seus colegas conseguirem trazer benefícios reais para a sua comunidade.

Além disso, o desenvolvimento pessoal ao se elaborar um projeto do gênero é fundamental para que, futuramente, você se torne um profissional diferenciado no mercado de trabalho.

Para baixar um modelo de projeto editável, clique aqui.

No módulo 3, vamos apresentar os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU, que serão nossa base para refletir sobre com quais causas podemos contribuir. Também vamos apresentar casos reais de trotes solidários que com certeza vão inspirá-lo. Até lá!