Rotinas e Serviços Organizacionais
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Começando o dia no escritório
Antes que Cláudia pedisse qualquer coisa, Márcia pensou numa das lições que tinha lido nos livros da mãe: “Primeira tarefa: abriras janelas para arejar o ambiente, trocar a água das flores e preparar um café bem gostoso, para quando o gerente chegar!” Márcia não sabe – e vai aprender com a experiência – que o Profissional de Secretariado de hoje não é mais o mesmo dos livros de sua mãe. Hoje as funções envolvem, mais diretamente, o gerenciamento da rotina do gerente e da empresa em geral.
O Secretário, como todo profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais, é também responsável por atividades como:
Logo que chega à empresa, o profissional deve checar seus e-mails.
Por meio do e-mail, podem circular informações que mexem com toda a rotina da empresa. Por exemplo: lendo os e-mails, ele pode ficar sabendo de uma reunião, de alguma visita que a empresa receberá, ou de qualquer evento que precise ser previamente alinhado com o responsável pela organização.
Momento de reflexão
Já pensou se na primeira reunião do dia o gerente se referisse a um e-mail que você ainda não tivesse lido?
A reunião seria menos produtiva, já que você teria que correr atrás do e-mail ou pedir ao gerente que repetisse a informação, não é mesmo?
O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais precisa ser muito organizado em todos os aspectos. Precisa ter métodos e disciplina, para se sair bem numa de suas principais funções: organizar a sua rotina, verificando as tarefas e compromissos.
Pode ser no início do expediente, para checar as atividades do dia, ou no fim do dia, para conferir as atividades do dia seguinte.
— Cláudia, o Administrativo está cheio de pendências comigo. Por favor, cobre o envio do relatório com as horas trabalhadas dos funcionários, pois já pedi isso há mais de uma semana – disse Reinaldo, o gerente de Cláudia.
No ambiente de trabalho, você vai ouvir muito a palavra “pendência”. Uma atividade fica pendente quando está em suspenso, dependendo de uma outra ação para ter continuidade. E não pense que isso é coisa de empresas desorganizadas, sem métodos. Toda empresa tem pendências a encaminhar.
Após passar a agenda do gerente na reunião para despachar, Cláudia mostrou a Márcia que é bom verificar, junto ao gerente, quais pendências existem envolvendo seu trabalho. Essas pendências tanto podem ser “dívidas” de alguém para com o gerente, como também dele para com alguém.
O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais deve estar por dentro das pendências que se relacionam ao seu trabalho. Cabe a este providenciar tarefas que ficaram suspensas, tanto de sua parte como de todos os setores possivelmente envolvidos.
Todos os dias chegam e saem da empresa correspondências de diversos tipos. Também fazem parte do cotidiano da organização as atividades que envolvem cartório: autenticação de documentos, reconhecimento de firma etc. Além disso, volta e meia é preciso fazer uma entrega rápida, por meio de um portador (conhecido também como office boy), seja a um cliente, parceiro ou fornecedor. Dependendo da empresa, é o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais quem gerencia essas atividades.
Outras tarefas que podem surgir ao longo do dia
O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais pode ter várias outras atribuições como, por exemplo, gerenciamento de estoque, conferência de correspondências comerciais e preparações de materiais e documentos para reuniões.
1. Providenciando e checando materiais
Uma sala de reuniões dispõe de alguns recursos para dar suporte aos participantes. Mas de nada adianta a empresa ter esses materiais, se na hora “H” não estiverem em condições de uso. Para evitar constrangimentos, o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais deve ter sempre uma lista do que deve verificar. Um checklist pode ajudar muito nesse controle.
Veja, por exemplo, o checklist que Cláudia tinha pronto com tudo o que costuma checar antes de receber alguém para uma reunião:
Checklist para preparação de reuniões
- Fazer cópias de pauta da reunião para os participantes, checar que assuntos serão tratados e providenciar cópias dos documentos que possivelmente serão discutidos.
- Certificar-se de que há papel e canetas para os participantes.
- Verificar se o flip chart está com papel e se as canetas estão funcionando.
- Checar se o quadro branco está limpo e se as canetas estão funcionando.
- No caso de uma apresentação, verificar se os aparelhos estão funcionando: projetor, notebook, microfone.
- Verificar se a sala está limpa e organizada.
2. Checando correspondências comerciais
Outra tarefa que faz parte da rotina do Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais é administrar as correspondências do seu setor. É tarefa sua examinar a correspondência que chegou e encaminhá-la para os destinatários.
Você pode também ter que providenciar o envio das correspondências que saem da empresa. Para isso, é necessário orientar bem o portador que levará as cartas ao correio, para que as mensagens cheguem corretamente ao destino.
3. Gerenciando o pequeno estoque
Toda empresa deve ter em suas dependências um pequeno estoque, para suprir as necessidades do dia a dia.
Momento de reflexão
Você já pensou se o seu gerente fosse imprimir um documento com urgência e a impressora estivesse sem tinta?
E se a tinta tivesse acabado até no estoque da empresa?
Para administrar o estoque é preciso muita organização. O ideal é ter os materiais sob seu controle, para que você possa ter ideia do que saiu e do que precisa repor. Você pode usar uma planilha para fazer isso, na qual deve anotar:
- O que saiu do estoque.
- Para quem saiu.
- Para que projeto ou área vai servir.
Cuidado: o pequeno estoque deve existir para evitar problemas. Você não deve burocratizar esse procedimento, a ponto de acabar impedindo um processo de trabalho.
Pense no dia a dia de um escritório e anote que materiais julgaria importante manter no pequeno estoque da empresa.
Para que Márcia pudesse ficar responsável pelo gerenciamento do pequeno estoque da empresa, Cláudia passou a ela outro checklist, com os itens a serem verificados na sua seção, de acordo com a rotina daquela pequena organização.
Checklist do pequeno estoque
Verificar se há quantidade suficiente de:
- Pen drive ou HD para gravação de arquivos.
- Tinta e papel para impressora.
- Materiais de papelaria (envelopes, grampos, pastas).
- Suprimentos para a copa (pó e filtro de café, copos e colheres descartáveis, açúcar, adoçante, guardanapo).
- Materiais de limpeza e higiene pessoal.
O checklist é um grande aliado do profissional. Você verá que ele é muito útil em diversos momentos da rotina.
Você também pode organizar suas tarefas em processos ou fluxos, o que torna tudo mais fácil e ajuda a poupar tempo. Lembre-se de que o fluxo é o desenho de um processo que tem fases interdependentes. Veja um modelo muito simples, mas que também serve para rotinas mais complexas:
Gerenciando os arquivos
Você já pensou que bagunça seria se ficasse adiando a hora de arquivar documentos e tudo fosse se misturando?
Não deixe acumular papéis, porque depois fica muito mais difícil encontrar as coisas e voltar a ter tudo organizado. O gerenciamento de arquivos começa com a capacidade de organização do próprio profissional.
O arquivamento deve ser uma rotina diária.
Periodicamente, ele precisa verificar que papéis pode jogar fora e quais deve arquivar, delimitando por quanto tempo devem permanecer guardados. Quando se trata de arquivos do gerente, é preciso consultá-lo antes, para não jogar fora algo importante, mas que parece não ter utilidade.
O gerenciamento de arquivos engloba a organização de papéis e de documentos armazenados nos computadores. Um computador pode disfarçar a bagunça de um escritório, mas, se estiver desorganizado e com excesso de arquivos, acaba tendo seu desempenho prejudicado.
Recepção de pessoas
Quando você recebe uma visita em sua casa, que atitudes toma para que a pessoa se sinta bem recebida? Nós, brasileiros, temos o costume de oferecer um copo d’água e uma xícara de café, não é mesmo?
No ambiente das empresas é bem parecido. É claro que uma visita comercial é diferente de uma visita familiar ou de um amigo. Mas, em ambos os casos, as palavras de ordem são gentileza, atenção e cordialidade.
Atitudes que demonstram cortesia quando uma visita chega ao escritório:
- Indicar um lugar para sentar, se for o caso de espera.
- Oferecer café e/ou água.
- Dar atenção àquilo que for preciso.
Tratar as pessoas com cortesia é uma norma que garante o bom convívio. Ser gentil, oferecer café, água e uma revista (se houver uma longa espera pela frente) são gestos que fazem a pessoa se sentir bem e ter uma boa imagem da empresa.
Atendimento telefônico
Ser atencioso ao telefone e registrar bem os recados é fundamental para que esse tipo de comunicação seja eficiente e passe uma boa imagem da empresa.
Por isso, é importante que o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais tenha um método próprio para anotar recados. O ideal é criar um miniformulário padrão, para anotar as informações mais importantes na transmissão de um recado: nome de quem ligou, empresa, telefone, para quem ligou, data e hora da ligação, assunto e outras observações.
Já pensou se o chefe recebe um recado assim?
Delegação de tarefas
Para cumprir sua rotina com eficiência, o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais depende de outras pessoas. Existem tipos de trabalho que, dependendo do tamanho da empresa, podem ser divididos com outros funcionários. Mas, para isso, é fundamental que você aprenda a delegar tarefas. Isso significa saber dividir o trabalho, aproveitando as qualidades de cada um e percebendo quem são os profissionais mais adequados para a realização de diferentes atividades.
Pode caber ao professional delegar tarefas ao auxiliar de escritório, ao portador, aos funcionários da limpeza, ao serviço de copa e também aos seus próprios assistentes (se houver).