Produzindo um bom texto comercial
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Para produzir um bom texto comercial
Acionistas queridos, eu amo vocês! Sinto falta de vocês... Estou sempre tão sozinho!
Imagine um presidente de empresa ler um discurso como o da ilustração ao lado em plena assembleia de acionistas! Quem escreveu o discurso dele errou no tom, você não acha? Seja qual for o tipo de texto, existem diretrizes para orientar a redação. No caso da redação comercial, o bom texto é sempre claro, objetivo e utiliza linguagem adequada para cada situação.
Veja o que é preciso para desenvolver uma boa redação comercial:
Quando um texto comercial tem problemas?
Um texto comercial tem problemas quando:
- Apresenta falta de conhecimento sobre o assunto tratado;
- Não deixa claro qual é a ideia principal;
- O vocabulário é inapropriado;
- Falta lógica.
Veja um exemplo de inadequação textual na imagem a seguir e reflita sobre o que não está indo bem na fala apresentada:
Sendo direto e claro: o projeto consiste numa identificação e avaliação administrativa e acadêmica dos cenários de preocupações verossímeis, para um microdelineamento das vulnerabilidades organizacionais...
Eu hein?!
!!!
Sinistro
Veja outro exemplo, agora uma carta comercial:
Você conseguiu perceber que o texto tem problemas?
A autora demonstra não conhecer bem a empresa a que se dirige – “Sei que sua empresa cuida de coisas ligadas a negócios financeiros”.
Bom, agora que você já viu alguns exemplos do que não fazer em um texto estando em uma empresa, vamos conhecer três dos principais tipos de texto comercial: a ata, a carta comercial e o memorando. Vamos ao primeiro!
Ata
O que ficou decidido mesmo na reunião de ontem?
Xi... Não Lembro
Reuniões fazem parte do cotidiano de uma organização e é necessário registrar os assuntos que são decididos nesses encontros profissionais. Para isso existe a ata.
Por meio das atas, a empresa mantém o histórico de seus processos, podendo consultá-las para esclarecer possíveis problemas administrativos. Muitas vezes, o profissional de secretariado participa das reuniões e é o responsável por fazer a ata.
Uma ata é importante, por exemplo, para que não aconteça algo como na imagem ao lado.
Você sabia que a ata vem mudando muito?
Veja abaixo um modelo de ata tradicional:
ATA DA ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
Rio de Janeiro, 30 de junho de 20
Aos trinta dias do mês de junho de dois mil e vinte, em sua rede social, na Avenida Central número duzentos e oitenta, Rio de Janeiro, das dez horas e trinta minutos às doze doze horas, reuniram-se em Assembleia Geral Extraordinária, especialmente convocada por anúncios publicados no Diário Oficial do Estado, de 4, 5 e 6 do corrente mês, e nor jornal do Comércio, nas mesmas datas, os acionistas da Companhia UHTB, representando mais de dois terços do capital social com direto a voto. Por aclamação, assumiu a presidência dos trabalhos o acionista sr. Fábio Fonseca, que convidou a assessora da empresa, Júlia Gomes, para secretariar esta reunião. Conhecida a matéria constante na Ordem do Dia, o sr. Presidente determinou que fosse lida a proposta da Diretoria Administrativa, a qual foi aprovada por unanimidade. Esgotada a Ordem do Dia, e como ninguém mais quisesse fazer uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrada esta ata, a qual, lida e aprovada, recebe as assinaturas da mesa e da totalidade dos presentes.
Presidente:
Secretária:
Presentes:
Analise o modelo de ata tradicional mostrado no exemplo e tente descobrir o seguinte: o que era considerado uma boa ata? Registre pelo menos quatro características que chamaram sua atenção.
Como é uma boa ata?
A ata das organizações de hoje está de cara nova. Veja só:
- Ela sintetiza os pontos abordados na reunião de forma clara, objetiva e em sequência;
- É organizada em itens que contemplam as etapas da reunião, por exemplo: introdução
Nas reuniões mais formais, a ata deve ser assinada pelas pessoas presentes ao encontro.
Dica!
Hoje é comum o profissional de secretariado escrever a ata durante a reunião e depois enviá-la aos participantes por e-mail. Neste caso, é conveniente solicitar confirmação de recebimento do e-mail, bem como aprovação do conteúdo. Deve-se também arquivar essas informações junto com a ata, para que ela tenha valor de documento.
O que não fazer numa ata
Ao redigir uma ata, é preciso ficar atento para não cometer algumas falhas que possam deixar a ata inconsistente ou que a faça perder seu caráter de resumo. Olha o que não pode ter em uma boa ata:
- Contar em detalhes cada ponto de discussão da reunião;
- Utilizar abreviaturas;
- Deixar espaços em branco (escreva de margem a margem);
- Rasurar.
Veja, então, um modelo de ata:
(Título do documento)
(Cidade, data, horário de início e de fim.)
(Título ou tema de reunião ou do projeto.)
(Local.)
Participantes
(Nome completo/ instituição.)
Agenda
(Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis.)
Conclusões
(Relato das conclusões e decisões provenientes da reunião.)
Como você pôde ver, agora a ata é um documento objetivo e pontual, usada mesmo para registrar os principais pontos de uma reunião.
Modelos de ata
- Não comporta muitas divisões no texto. O comum é que seja um texto corrido, sem paragráfos.
- O autor tem a função de narrar os fatos discutidos na sequência em que aconteceram.
- Divide o texto em paragráfos a cada vez que o assunto é trocado.
- Tópicos - faça, se possível, uma enumeração de assuntos tratados.
- Nem sempre a sequência cronológica dos fatos e falas é respeitada; mas sim a afinidade de assuntos e comentários dos participantes da reunião.
Na imagem abaixo, vemos que a linguagem usada é bem formal e pouco objetiva. E isso não é mais bem visto.
Aos 12 de julho do presente ano reuniram-se neste recinto os funcionáriosdo setor de vendas para expressar a sua mais grata satisfação, pois era mister traduzir em palavras
Analisando o modelo de ata tradicional, fica mais fácil entender a proposta da ata moderna, não é? Hoje, ninguém tem tempo a perder e, por isso, a comunicação escrita deve ser clara e objetiva.
Veja, então, abaixo, como ficaria a antiga ata nos moldes atuais:
ATA DA ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
Rio de Janeiro, 30 de Março de 2020, das 10h30 às 12h
Local: Sede Social Companhia UHTB
Participantes
Acionistas da Companhia UHTB
Agenda
Posse do novo Presidente da Companhia, sr. Fábio Fonseca.
Conclusões
Aprovação da proposta da diretoria administrativa pelos acionistas da companhia, sem qualquer alteração, por unanimidade.
Correspondência comercial: a carta
Qual é a função da carta comercial? Nós respondemos para você:
É por meio dela que a organização propõe, mantém ou encerra determinadas transações que envolvam seus negócios. A carta comercial também serve de veículo para transmitir ou solicitar informação, ou como instrumento de persuasão. Ela deve ser clara e objetiva, agradável de ler e fácil de entender.
A carta da Madeireira Gerônimo
Imagine a seguinte situação:
Miriam, sócia-diretora da Madeireira Gerônimo, uma grande fábrica de móveis candidata a fornecedora de madeira, envia uma carta, propondo uma parceria nos negócios. Veja, a seguir, a carta.
Você percebeu que a carta da Madeireira Gerônimo apresenta problemas sérios de redação? A partir disso, responda:
- Quais são os problemas de redação da carta?
- Como você julgaria a Madeireira Gerônimo se estivesse no lugar de Miriam?
Se eu fosse você, pousava na outra ponta. Essa madeira aqui, não sei não...
Você não precisa ser especialista em técnicas de redação de cartas comerciais para apontar os erros que a Madeireira Gerônimo cometeu. Neste caso, não faltou simplesmente técnica, mas até cuidado e bom senso. Provavelmente, quem redigiu a carta não se deu conta de que estava representando a empresa por meio dela.
Orientações básicas
A Madeireira Gerônimo ignorou regras básicas às quais todo documento deve obedecer. Ao digitar uma carta no computador, usando um editor de texto, é recomendável:
- Usar o pronome de tratamento correto (a Madeireira Gerônimo usou “sr.” em vez de “sra.”) e sem exagero (como “prezada” e “excelentíssima” usados ao mesmo tempo, e escritos com erro;
- Usar linguagem mais formal (sem frases como: “Você não vai se arrepender!”);
- Utilizar uma única fonte (tipo de letra), sempre no mesmo tamanho e cor, e de preferência as fontes mais convencionais (Arial, Verdana etc.);
- Cuidar para que a formatação geral do texto fique uniforme;
- Fazer uma verificação ortográfica para eliminar erros de digitação e ortografia.
Estrutura da carta comercial
A carta comercial obedece a uma estrutura-padrão, que é seguida por quase todas as organizações, com pequenas variações:
- Local e data – Cidade onde se localiza a organização que está enviando a carta e a data em que a carta foi redigida.
- Destinatário – Nome da pessoa que irá receber a carta, nome e endereço completo da organização.
- Contexto ou assunto – Assunto de que trata a carta.
- Vocativo – Pronome de tratamento para se dirigir a alguém. Exemplo: Prezados Senhores.
- Despedida – Finalização cordial da carta, antes da assinatura. Exemplo: Atenciosamente.
- Assinatura – Assinatura do remetente da carta.
Veja a seguir um modelo de carta comercial redigida conforme essa estrutura.
Identifique na carta cada um dos seus itens da estrutura padrão de carta comercial estudados anteriormente.
Formas de introdução comuns
Existem formas de introdução comuns em cartas comerciais. aprenda com os exemplos a seguir e faça as adaptações necessárias quando for escrever uma carta:
| Traje e tipo de evento | Mulher |
|---|---|
| Comunicamos a V. Sa. que o local do evento foi transferido para a rua Bze, 36. | Desejamos informar que desde o início do ano estamos atendendo no seguinte endereço: rua aXc, 45. |
| Com relação aos termos de sua carta de janeiro passado, esclarecemos que ela já foi encaminhada ao setor competente. | Sobre o anúncio publicado no “Jornal do País”, desejamos esclarecer que a vaga já foi preenchida. |
| Atendendo às suas solicitações, enviamos o mostruário de tecidos apropriado ao objetivo proposto. | Solicitamos a V. Sa. que nos envie o relatório do último trimestre, para análise da equipe técnica. |
Memorando
Momento de reflexão
Você já pensou que tivesse que elaborar um documento personalizado para cada empregado da empresa, para informar que uma diretoria está sob nova direção?
E se você fosse colaborador da organização e recebesse uma carta cheia de formalidades, apenas para comunicar que a empresa funcionará normalmente na sexta-feira, após o feriado da quinta?
Para realizar uma comunicação rápida e direta no ambiente interno da organização, você pode enviar um memorando
O memorando é um texto breve que serve para informar os funcionários sobre políticas, decisões e instruções da empresa.
Também conhecido como comunicado interno (CI), o memorando tem palavras menos técnicas e linguagem mais concisa e objetiva. No entanto, deve conservar certo grau de formalidade, já que se trata de um texto comercial.
Estrutura do memorando
Mantenha uma lista atualizada das pessoas que devem receber um memorando. Assim, você evita a falta grave de um comunicado.
Pela necessidade de agilidade na comunicação, o memorando não tem saudação de abertura (ex.: Prezado Senhor), saudação final (ex.: Atenciosamente), nem repetição do cargo abaixo da assinatura. A estrutura do memorando deve conter:
- O nome ou o cargo do destinatário ou a indicação do setor;
- O nome ou o cargo do emissor ou o setor que envia;
- Data;
- A mensagem;
- A assinatura.
O departamento de Vendas da empresa produtora de tintas Mil Cortes Precisa solicitar ao departamento de Marketing que verifique o percentual de desconto, condições de venda e prazos para clientes do interior de São Paulo. Ensaie como seria esse memorando. Só depois continue a leitura
Normalmente, as empresas têm um modelo-padrão de memorando, utilizando-o sempre que precisam comunicar algo, mudando apenas seu conteúdo. Isso é extremamente útil, já que não é preciso reelaborar um modelo a cada vez que se faz um comunicado
Portanto, se o seu ensaio para o comunicado da empresa Mil Cores tiver o visual diferente do que você vai ver a seguir, não se preocupe, pois o que vale é o conteúdo.
Lembre-se de que você está criando o modelo de memorando da empresa Mil cores e que, na próxima vez em que precisar utilizá-lo, já não será necessário modificá-lo.
Parece fácil, não é mesmo? No entanto, nem sempre é simples transmitir uma mensagem de forma concisa em praticamente uma frase. Por isso, é importante que você faça sempre o exercício de simplificar as mensagens, de modo a dizer somente o necessário, sem comprometer, é claro, o objetivo da comunicação
Ofício
Nas organizações da esfera pública, em vez de cartas comerciais, utilizam-se ofícios. Ofício é o documento utilizado para a comunicação entre autoridades ou funcionários do serviço público.
Se você não trabalha ou não pensa em trabalhar no âmbito público, ainda assim vale a pena aprender as técnicas de redação do ofício. As empresas privadas também utilizam o documento, mesmo que em menor escala, quando precisam se dirigir ao serviço público
Dirigindo-se a autoridades
Se para falar com o diretor de uma empresa privada é necessário determinado nível de formalidade, imagine com uma autoridade oficial. Esta é a grande diferença: um ofício, por ser dirigido a autoridades públicas, deve obedecer a regras ainda mais estritas de tratamento. Veja um exemplo:
Diferentemente dos outros tipos de textos comerciais, no ofício o nome e o cargo do destinatário só aparecem no final do documento.
Imagine que você foi contratado para ser secretário da diretoria da escola que terá inaugurada em sua cidade.
Redija um ofício convidando o prefeito para a cerimônia.
Aproveite para soltar a criatividade e escolha o nome da escola, da cidade em que ela está localizada e do prefeito convidado. Não se esqueça também de escolher uma data para o evento. Registre suas ideias.