Organização de Eventos
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Depois de todos aqueles embaraços, a Movelindos contratou Milena, qualificada em Organização de Eventos, para a função antes exercida por Rosa. Logo no início de seu trabalho, ela recebeu uma tarefa de grande responsabilidade: ajudar na organização da semana comemorativa dos 20 anos da empresa.
Que tal acompanhar Milena nesse desafio? A seguir, você verá as principais técnicas que ela aplicou nas etapas de:
- Planejamento do evento.
- Realização do evento.
- Pós-evento.
Briefing: o primeiro passo para o sucesso
Quando a pessoa que solicita um serviço ou produto fornece informações claras sobre o que deseja, o fornecedor do serviço ou produto tem muito mais chance de fazer um bom trabalho.
De certa forma, é possível dizer que a funcionária da agência de relacionamentos amorosos, retratada na ilustração, fez um briefing, ou seja, antes de tudo buscou colher os dados necessários para atender bem a cliente.
Briefing
Um briefing é um relatório que contém as informações gerais necessárias para a elaboração de uma estratégia de realização de um projeto, produto ou serviço. Os responsáveis pela elaboração ou execução do projeto devem colher esse conjunto de dados com o solicitante do produto ou serviço (cliente, gerente da empresa, etc.).
Um trabalho realizado a partir de um briefing bem-feito evita retrabalho, desperdício de tempo e de recursos humanos e materiais.
Para iniciar o trabalho de organização das festividades, Milena precisa obter uma série de informações com a diretoria da empresa. Se você estivesse no lugar dela, que dados, a princípio, acharia importante obter? Elabore uma lista de perguntas e registre. Depois, prossiga a leitura.
Antes de iniciar os preparativos para as festividades dos 20 anos, Milena fez um planejamento.
Começou elaborando uma lista de perguntas e foi buscar as respostas com seu Nélio e a diretoria da empresa.
O que a empresa espera obter como resultado dessas festividades?
Que pessoas deverão ser convidadas para cada um dos eventos comemorativos (somente os funcionários ou também famílias, fornecedores e clientes)?
Os eventos terão perfil educativo, motivacional, de entretenimento ou outro?
Qual é a verba disponível?
Como você viu, ao “brifar” o solicitante do evento, ou seja, ao colher os dados para o briefing, o profissional deve elaborar perguntas básicas, que variam conforme o evento. Mas, basicamente, o organizador deve esclarecer:
O objetivo do evento
O público-alvo
Número esperado de pessoas, faixa etária, gostos, necessidades.
O tom do evento
Solene, formal, descontraído, educado, emotivo, entre outros.
Os prazos
Os recursos financeiros, humanos e materiais disponíveis
As respostas a essas perguntas vão orientar todas as decisões relativas ao evento, tais como:
- Local e horário mais adequados.
- Perfil dos fornecedores (bufê, palestrante, música, entretenimento etc.).
- Formas de divulgação.
Depois de elaborar o briefing, a partir das respostas dadas por seu Nélio e pela diretoria da Movelindos, Milena entregou o documento a seu Nélio, para que ele verificasse se ela havia entendido da maneira certa tudo o que tinha sido conversado. Ele aprovou o documento, e ela seguiu em frente com mais segurança.
Definindo o tipo de evento
Com base no briefing que elaborou, Milena ajudou os membros da diretoria da Movelindos a definir que tipos de eventos deveriam integrar a semana comemorativa. São eles:
- Um dia de voluntariado. Foi prevista uma oficina com moradores de uma comunidade vizinha à fábrica. Eles aprenderão a produzir brinquedos utilizando materiais provenientes de sobras do processo de fabricação da Movelindos.
- Uma peça infantil, voltada aos filhos dos funcionários e clientes, abordando a ecologia. O espetáculo, apresentado diariamente por 30 minutos nas lojas com maior movimento, mostrará ao público o comprometimento da empresa com o meio ambiente.
- Uma grande confraternização, reunindo os funcionários, suas esposas e maridos. Está prevista a contratação de uma banda ou músico famoso.
A definição do tipo de evento deve ser feita conforme os objetivos, a verba disponível e o perfil do público-alvo.
Principais tipos de eventos
Conheça, a seguir, os principais tipos de eventos empresariais.
Mostra ou demonstração de produtos, equipamentos, materiais e serviços de um setor específico. Em geral, dura poucos dias (por exemplo, três).
Vários especialistas ou autoridades são chamados a expor suas opiniões sobre um determinado assunto, diante de um público espectador. Eles podem ter opiniões divergentes ou não.
Um grupo de especialistas, de preferência com posições divergentes sobre um mesmo tema, expõe seus pontos de vista. Um deve falar após o outro, e um mediador orienta a discussão. Após as exposições, os especialistas podem debater entre si. É possível ainda que a plateia faça perguntas, oralmente ou de forma escrita.
Tipo de mesa-redonda, envolvendo um debate mais amplo e aprofundado de um tema. A principal diferença entre simpósio e mesa-redonda é que, no simpósio, os especialistas não debatem entre si. Eles interagem diretamente com a plateia, que pode fazer perguntas ao final das exposições orais.
Série de palestras voltadas para participantes que possuam algum conhecimento prévio sobre o assunto a ser debatido. O objetivo é favorecer a reflexão e a troca de conhecimentos, especialmente com a apresentação de pesquisas e trabalhos realizados em grupo.
Espécie de oficina em que as pessoas desenvolvem uma atividade prática, aprendendo a solucionar problemas. O programa pode incluir estudo individual, redação de trabalhos e saídas a campo, onde os participantes exploram o tema da aprendizagem em locais fora da sala de aula.
Reunião de profissionais de diferentes setores de determinada organização. O objetivo é motivar os participantes a se integrarem e abraçarem as causas defendidas pela instituição que promove o evento.
Série de reuniões promovidas durante o período de três a cinco dias, por entidades associativas – grupos de médicos, religiosos, políticos, executivos etc. –, para debater assuntos do interesse de um determinado segmento profissional. O programa é dividido em várias atividades, como mesa-redonda, conferência, workshop etc.
Imagine que a empresa em que você trabalha possui escritórios em dez estados do Brasil. O diretor precisa se reunir com os principais executivos, mas eles estão “espalhados” nas diversas localidades. Como fazer a reunião, sem que todos se deloquem até a sede, onde fica o diretor? Pesquise na internet ou converse com amigos, anotando sua resposta. Depois, prossiga a leitura.
Reunião que possibilita a interação e troca de ideias entre um grande número de pessoas. Deve acontecer em um local amplo ou via internet. O grupo debate sobre um determinado tema, chegando a conclusões gerais. Um mediador deve motivar a participação coletiva e reunir as opiniões de todos.
Reunião, entrevista, palestra ou treinamento, entre outros, realizada à distância por meio de computador (via internet), telefone fixo ou celular. Via internet, permite a transmissão de textos e/ou imagens dos participantes. Esse recurso é especialmente utilizado quando há necessidade de que várias pessoas, localizadas em diferentes cidades, possam se comunicar ao mesmo tempo. Economiza-se tempo de viagem e gastos com passagens e hospedagem.
Checklist: não corra o risco de ser “traído pela memória”
Lembra que Rosa se esqueceu de alugar o equipamento de som em uma palestra para os funcionários? Mais do que um problema de “memória fraca”, isso foi uma falha de organização. Se ela tivesse feito uma lista para verificar as principais providências necessárias ao bom andamento daquele evento, provavelmente não teria negligenciado um item tão importante.
Momento de reflexão
Você costuma preparar listas quando tem muita coisa para lembrar (objetos para levar numa viagem, compras no mercado...)?
A lista de “coisas a fazer” é um instrumento simples e eficiente para ajudar a lembrar todas as ações que precisam ser realizadas e fazer o controle do que já foi cumprido. Nas empresas, esse tipo de lista é chamada também de checklist. No caso de um evento, para cada etapa a seguir, o organizador faz uma lista das tarefas necessárias:
- O planejamento e a organização prévia (antes do evento).
- A realização (durante o evento).
- As providências posteriores (pós-evento).
Conforme vão sendo cumpridas, as tarefas são riscadas. Veja o exemplo de um trecho do checklist preparado por Milena para um dos eventos da semana comemorativa:
| Checklist da peça infantil da Movelindos | ||
|---|---|---|
| Planejamento | Realização | Pós-evento |
| Pesquisar e selecionar opcões de grupos teatrais. | Supervisionar a preparação de cada espetáculo (bastidores). | Fazer a prestação de contas. |
| Levantar custos de figurino e cenário. | Checar brindes para as crianças. | Elaborar um relatório com a descrição dos acontecimentos, a cobertura de mídia e fotos do evento. |
| Contatar a área de Marketing da empresa para definição de estratégia de divulgação. | Verificar se o fotógrafo contratado está a postos para registrar o evento. | Elaborar um relatório com a descrição dos acontecimentos a cobertura de mídia e fotos do evento. |
De olho no cronograma
Após a definição do formato da semana comemorativa e a produção do checklist, Milena elaborou um cronograma com as datas e prazos para o cumprimento das diversas tarefas previstas.
Diariamente, a primeira coisa que fazia era checar se as ações eram realizadas dentro do prazo estipulado. Com base nessa informação, controlava suas próprias ações e exigia dos fornecedores e dos demais funcionários envolvidos na organização o cumprimento dos diversos itens envolvidos no projeto.
Como conseguir apoios e patrocínios
Tudo estava indo muito bem, mas Milena não estava satisfeita com um detalhe: as ferramentas de marcenaria utilizadas na oficina de brinquedos para a comunidade de baixa renda seriam apenas emprestadas aos participantes. Ao final da atividade, o material voltaria para a fábrica da Movelindos.
Ela achava importante doar as ferramentas, mas esse gasto não estava previsto no orçamento. O diretor do departamento de Finanças sugeriu que ela buscasse apoio junto à Ferro Dez, empresa que fornecia esses equipamentos para a Movelindos.
Qual a diferença entre apoio e patrocínio? Quando uma instituição investe dinheiro na realização de um projeto de uma outra instituição, ela está oferecendo patrocínio. Quando ela fornece serviços ou itens de sua própria produção, ela está dando o seu apoio.
Milena não perdeu tempo e começou a elaborar um projeto de captação de recursos. O texto do documento continha:
- A descrição da atividade a ser apoiada (tipo de evento, data, local etc.).
- O número de participantes previstos e perfil.
- O objetivo da ação (benefícios sociais).
- Os equipamentos necessários (material de apoio).
Os investimentos solicitados às empresas devem envolver valores ou suportes realistas, compatíveis com o tamanho do evento e da possível empresa investidora.
Seu Nélio aprovou a iniciativa e autorizou Milena a enviar um e-mail para a Ferro Dez. A empresa concordou com a parceria e forneceu o apoio solicitado.
Você entende o motivo pelo qual muitas empresas se interessam em oferecer apoio ou patrocínio a eventos de outras instituições – como a Ferro Dez em relação à Movelindos?
Eles recebem alguma vantagem com isso?
Pesquise e cite 3 exemplos de eventos que recebem apoio ou patrocínio de amplitude nacional ou internacional. Obs.: Cite o evento e o patrocinador.
É importante lembrar que, em troca do recurso que oferece, a empresa que investe em um evento espera receber algo: visibilidade para a sua marca. Isso pode ser feito de diversas formas:
- Inserção das logomarcas das empresas em todo o material de divulgação do evento (painéis, folders, cartazes, faixas etc.).
- Espaço para estandes.
- Apresentações orais durante o encontro.
Milena também lembrou de abordar o potencial de retorno para a marca Ferro Dez no projeto de captação da Movelindos. Afinal, o nome da empresa investidora seria associado a uma ação de responsabilidade social, e isso é positivo para a imagem de qualquer instituição.
Procedimentos durante o evento
A Movelindos contratou uma equipe de supervisão e assistência técnica para auxiliar Milena durante os eventos. Junto com essa equipe, no dia da realização de cada evento da semana comemorativa, Milena ficava atenta para verificar todos os detalhes, tais como:
- Controle e supervisão dos serviços contratados (bufê, música, limpeza etc.).
- Recepção e condução de VIPs (funcionários de alto escalão, imprensa, artistas, autoridades etc.) a assentos ou áreas reservadas.
- Entrega de material aos participantes (folders, brindes etc.).
Milena buscava se certificar da correta realização desses e de outros procedimentos anotados no seu checklist.
Pós-evento: feche seu trabalho com chave de ouro
No pós-evento, ou seja, na fase que vem após a realização do evento, o organizador ainda precisa tomar algumas providências fundamentais. Veja alguns exemplos:
- Elaborar relatório com um balanço geral do evento: breve descrição dos procedimentos adotados na organização, alcance dos objetivos traçados, prestação de contas, entre outros
- Processar e divulgar os dados obtidos na coleta dos formulários de avaliação (caso tenha havido algum tipo de pesquisa de opinião).
- Enviar certificados aos participantes (no caso de cursos, palestras etc.).
- Elaborar e enviar cartas ou e-mails de agradecimento aos participantes ilustres e às empresas que deram apoio ou patrocínio.
Milena buscava se certificar da correta realização desses e de outros procedimentos anotados no seu checklist.