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Hoje os papéis mudaram

A essa altura você já deve estar sabendo que o papel do profissional de secretariado mudou, não é? O profissional não é mais o que era antes. Hoje, ele assume o papel de um assessor, e há quem o chame de gestor.

Há uma secretária à moda antiga de costas e digitando em uma máquina de escrever.

Mas não foi sempre assim. A história recente dessa profissão mostra que antes do século XIX não era comum haver mulheres secretárias. A mulher passou a atuar como secretária a partir da Primeira Guerra Mundial (1914-1918) e da Segunda Guerra Mundial (1939-1945), sobretudo na Europa e nos Estados Unidos. Como muitos homens haviam sido enviados para os campos de batalha e as empresas e indústrias não podiam parar de produzir, várias áreas passaram a contar com a colaboração feminina.

Nos textos deste curso, usa-se também o termo "secretário" como forma de generalizar, referindo-se a secretários e secretárias, assessores e assessoras.

E no Brasil, como era?

No Brasil, a atuação da mulher na profissão de secretária foi difundida a partir de 1950, com a chegada de várias multinacionais ao país. Essas empresas já estavam habituadas, então, a contar com mulheres em seus quadros.

Imagens antigas de duas secretárias usando máquinas de datilografia..As secretárias daquela época, e dos anos que se seguiram, eram funcionárias que deviam se limitar a fazer exclusivamente o que o chefe mandava.

Como isso soa para você? É mesmo coisa do passado!

Na imagem há uma mulher de frente, sorrindo sentada diante de um notebook.

Curiosidade para você

A palavra “secretária” tem origem no latim. Secretarium/secretum significa “lugar retirado, conselho privado”; secreta significa: “particular, segredo, mistério”. De fato, um secretário sempre deve manter sigilo sobre as informações particulares ou confidenciais a que tem acesso.

E o que o secretário fazia?

Nas organizações da década de 1950, o secretário era responsável por:

  • Redigir cartas ditadas pelo chefe, inclusive usando taquigrafia;

  • Servir café ao chefe ou a visitantes;

  • Fazer a triagem (ou muitas vezes apenas a entrega) da correspondência do chefe;

  • Cuidar da vida pessoal do chefe, por exemplo, agendando consultas médicas ou comprando presentes nos aniversários dos filhos;

  • Datilografar cartas e outros documentos, passando-os a limpo;

  • Organizar a agenda do chefe (anotando os compromissos, sem gerenciá-los);

  • Arquivar documentos, obedecendo às normas de catalogação (mesmo sem compreender o conteúdo do documento).

Você pode ver um exemplo estereotipado de secretária no filme “Tempos Modernos”, de Charles Chaplin. Ela era apresentada como uma datilógrafa veloz, que fazia centenas de toques por minuto, ouvia e reproduzia o texto perfeitamente. Até pouco tempo, muitas provas de seleção para o cargo de secretário incluíam rapidez em datilografia. Esse perfil de profissional mudou.

imagem de uma máquina de escrever antiga com uma folha de papel em branco

O secretário enfrentou muitas barreiras. Era uma profissão considerada “menor”, rotineira e quase mecânica. E ele precisava conhecer mais o chefe do que a empresa.

Além disso, em muitas ocasiões, as mulheres que exerciam essa profissão enfrentaram preconceitos e até assédio sexual.

Hoje, o que o profissional de secretariado faz?

Espera-se desse profissional que ele possa:

  • Tomar decisões, sendo proativo e com opinião própria;

  • Fazer a ponte entre clientes internos e externos, comunicando-se bem com as pessoas e relacionando-se bem com todos;

  • Comunicar-se em idiomas estrangeiros, quando necessário;

  • Coordenar pessoas, administrando relacionamentos e conflitos;

  • Promover eventos cerimoniais e protocolares;

  • Escrever textos e apresentações usando dispositivos eletrônicos, de forma autônoma, sem precisar que o chefe dite cada palavra;

  • Fazer relatórios e dominar aplicativos online básicos e avançados;

  • Gerenciar recursos financeiros, reduzindo custos do próprio departamento, na medida do possível;

  • Estruturar sistemas de informação, de modo que o conhecimento fique disponível.

A mudança no perfil da profissão tem atraído mais homens para essa área – embora eles ainda sejam uma minoria.

Até o dia da classe era chamado de “Dia da Secretária”, mas desde 1997, após aprovação em um evento internacional na África do Sul, se comemora o Dia Internacional do Profissional de Secretariado.

Hoje, o trabalho do secretário é também estratégico. Ele precisa conhecer muito a empresa – a filosofia, o clima, a cultura da organização – e diversos campos: Administração, Planejamento, Comunicação, Psicologia, Liderança, Marketing, Finanças.

Todas essas mudanças também representaram um ganho financeiro. Hoje, a profissão é mais valorizada e há profissionais de secretariado com salários bem atraentes, sobretudo em grandes empresas e multinacionais.

Atenção! Para que esse secretário de novo perfil prevaleça, é necessário que os responsáveis pela gestão desleguem poderes a ele, o que nem sempre acontece. Uma empresa pode contratar um profissional de perfil antigo ou novo, dependendo de qual for o estilo de organização.

O profissional de secretariado como administrador

Veja que sua atuação como secretário ou secretária pode ser dinâmica e alavancar sua carreira:

É preciso ter noções gerais de administração. Isso é muito importante para a função do profissional de secretariado, pois ele também pode atuar como administrador ou gestor.

O Profissional de secretariado, sobretudo quando trabalha próximo a executivos, precisa conhecer o planejamento estratégico da empresa e ser capaz de elaborar o planejamento operacional dos temas que lhe competem de forma alinhada com os objetivos da organização. O profissional precisa ser eficiente e eficaz!

Além disso, as funções da Administração – planejar, organizar, dirigir e controlar – fazem parte do dia a dia da secretária e do secretário.

Mulher de óculos com roupas formais sentada em frente a um notebook.

Eficiência é a capacidade de alcançar resultados, com o mínimo de recursos, energia e tempo.

Eficácia é a capacidade de alcançar os resultados e objetos propostos.

Mas nem todas as empresas aderiram a esse novo conceito. Ainda falta muito para que a valorização do profissional de secretariado esteja completamente implementada e até mesmo que haja uma consciência sobre essa visão.

Secretário, profissão regulamentada

No Brasil, a profissão de secretário é regulamentada pelas Leis 7.377, de 30 de setembro de 1985, e 9.261, de 10 de janeiro de 1996.

O que isso significa? Quer dizer que é preciso fazer o curso de Secretariado, superior ou de nível técnico, para conseguir o registro na DRT (Delegacia Regional do Trabalho). O curso superior de Secretariado dá oficialmente ao profissional o status de secretário executivo.

Em resumo, o profissional de secretariado de novo perfil atua como um assessor, que precisa ser polivalente, proativo e flexível. Também não podem faltar a esse novo profissional o dinamismo e o senso de responsabilidade.