Gestão Orçamentária

Pesquisar fornecedores

Procure saber quais são os fornecedores que a empresa costuma utilizar, informando-se sobre a pessoa de contato, preços, prazos e a qualidade do serviço. Se possível, recorra a orçamentos anteriores, para que você possa ter uma base da dimensão daquele gasto. Crie o hábito de pesquisar sempre novos fornecedores e de pedir que seus colegas de trabalho indiquem empresas que demonstraram postura de parceria.

O significado de parceria é “reunião de esforços com um objetivo comum”. Dessa forma, fornecedores parceiros são aqueles que não estão preocupados apenas em vender seus produtos e serviços, mas demonstrar interesse em atender às necessidades de seu cliente.

Em contrapartida, um cliente parceiro é aquele que procura atender aos objetivos da empresa, mas sempre tratando seus fornecedores com ética e respeito e gerando boas possibilidades de negócios para ambos.

Solicitar o orçamento

A solicitação de orçamento demonstra ao fornecedor uma intenção de realizar uma transação comercial, mas não é uma garantia de compra

Grande parte das empresas analisa no mínimo três orçamentos antes de contratar algum produto ou serviço. Portanto, nas compras sob sua responsabilidade, procure entrar em contato com pelo menos três fornecedores, esclarecendo todas as condições de sua compra:

• Produto ou serviço desejado.
• Especificações do produto ou serviço (cor, formato, tamanho etc.).
• Quantidade necessária.
• Prazo de entrega.
• Condições de pagamento.

Atenção!

Jamais aceite um produto ou serviço sem solicitar o orçamento antes e, se for a prática da empresa, aprová-lo com o seu superior.

Analisar os orçamentos recebidos

Quando receber os orçamentos, faça um comparativo entre eles, analisando não somente o preço, mas a qualidade do produto oferecido.

Algumas vezes algo que custa um pouco mais caro pode oferecer mais vantagens do que o similar mais barato. Elaborar uma planilha eletrônica é um bom caminho para a sua análise.

Caso você precise apresentar os orçamentos para seus superiores, não se limite a somente reportar os preços. Mostre o comparativo e relate a sua análise, discutindo vantagens e desvantagens de cada fornecedor e, principalmente, indicando qual seria a melhor compra. Isso é proatividade.

Negociar

Você pode se deparar com situações em que o valor que você tem disponível não é compatível com os orçamentos apresentados ou com outras situações em que seja preciso negociar com os fornecedores.

Uma boa negociação exige que o profissional utilize técnicas de negociação, conheça o negócio de sua empresa (e da outra parte também) e habilidades interpessoais.

Caso você não tenha esses conhecimentos e habilidades, lance mão do seu bom senso: seja claro, sincero e ético durante a negociação. Mantenha o foco no seu objetivo e apresente argumentos claros e convincentes. Procure sempre escutar a outra parte, demonstrando receptividade.

No fundo, todo mundo negocia no dia a dia, seja em casa, no trabalho, na vida social. Quantas vezes você se depara com pessoas que pensam diferente de você e com quem é preciso conversar, negociar, para chegar a um interesse comum?

A negociação permite concretizar objetivos pessoais e profissionais e conciliar diferenças. Alcançar o acordo geralmente significa que, ao menos, uma das partes terá que se deslocar de sua posição original. Nesse processo, é importante que ambos saiam satisfeitos com o resultado da negociação.

Contratar, receber e avaliar

No momento da contratação de um produto ou serviço, é importante reiterar tudo o que foi acordado, garantindo que o que foi orçado será entregue dentro das condições negociadas. De acordo com a compra realizada e o sistema de trabalho de cada empresa, a confirmação da compra pode ser feita por e-mail, por aplicativos, pela celebração de um contrato formal, entre outros.

Antes de realizar compras ou contratações, procure conhecer todas as normas da empresa em que trabalha e siga detalhadamente essas diretrizes

Quando o fornecedor entregar a compra ou efetuar o serviço, sempre confira a entrega e a Nota Fiscal. Caso algo não esteja de acordo, sinalize imediatamente e não receba a mercadoria. Se for um serviço, não confirme que ele foi totalmente cumprido, ou seja, não assine nenhum documento de finalização do trabalho.

Encerrado o processo de compra, avalie seu fornecedor. Busque elogiar um serviço bem prestado. Afinal, quem não gosta de um elogio? Além de fazer o dia da pessoa mais feliz, essa atitude reforça a parceria de trabalho e consolida a relação comercial. Se algo ficou a desejar, é importante que você esclareça com a empresa contratada, seja para ressarcimento, seja para contribuir com a melhora dos próximos atendimentos.

Algumas empresas costumam avaliar formalmente seus fornecedores, outras não.

Seja qual for o caso, faça uma avaliação por escrito e disponibilize esse documento à sua empresa.

Veja algumas informações que podem estar contidas nesse documento:

O fornecedor não precisa receber a avaliação, mas é importante que outras pessoas, ao pesquisarem o fornecedor, considerem seus últimos serviços prestados. Muitos clientes usam sites de buscas e encontram avaliações com o grau de satisfação de outros clientes sobre a empresa, isso também reflete na decisão de escolha de um fornecedor. Fique sempre atento!

Mariana ficou feliz com a compra, pois faria uma economia e tanto! Mas, quando recebeu o material, teve uma “surpresinha”: não tinha lugar no armário para tantos apontadores e borrachas... Além do mais, a quantidade de lápis em estoque não era proporcional: havia pouquíssimos, porque a maioria das pessoas na empresa usava lapiseira ou apenas o computador. Levaria um bom tempo até que esse estoque esvaziasse!

Há diversos tipos de estoque, de acordo com a atividade da organização. Podem existir estoques de matérias-primas, de materiais em processamento, de produtos acabados, de produtos de consumo, e assim por diante.

Para que existam produtos em estoque, a empresa precisa desembolsar dinheiro para pagar aos fornecedores. Ou seja: o material que está ali guardado no estoque significa dinheiro parado.

Ao fazer compras de produtos que ficarão estocados, procure dimensionar corretamente a quantidade a ser comprada, evitando que mercadorias fiquem muito tempo paradas, gerando prejuízo para a empresa. O dinheiro gasto com mercadorias em excesso pode ser utilizado em outro tipo de investimento.

Fique atento também à quantidade dos bens em estoque consumida por mês. Deixar faltar produtos também pode trazer transtornos para a organização, por isso é importante que você tenha um controle de estoques, identificando qual é a quantidade mínima para cada produto armazenado. Considere sempre em suas compras as datas importantes no calendário da empresa, como comemorações, eventos, viagens dos seus superiores. Para essas datas, o estoque de determinados produtos deverá ser maior. Procure se precaver.

O controle do pequeno caixa é feito por meio de um livro-caixa ou de uma planilha eletrônica. Nesse controle, devem constar o valor disponível no caixa inicialmente, o valor das despesas e o valor final (subtraindo-se o valor das despesas).

É fundamental que sejam feitos os registros do fornecedor e das Notas Fiscais, pois essas informações devem ser enviadas para a Contabilidade.

Veja a seguir um exemplo de pequeno caixa:

Veja que no pequeno caixa é fundamental controlar os números das Notas Fiscais que geraram as despesas registradas.

Toda Nota Fiscal deve ser enviada para a Contabilidade, que é responsável pelos documentos contábeis e fiscais da empresa. Antes de enviá-las, verifique todas as informações, como data de emissão, data de entrega da mercadoria, valores, quantidades, condições de pagamento, frete, entre outros dados.