Pular para Conteúdo Principal

No ambiente corporativo moderno, dados possuem um papel estratégico. Eles estão no centro de uma série de rotinas de um negócio e, por isso, a companhia deve sempre buscar rotinas capazes de manter o acesso a informações o mais rápido possível.

Nesse momento, buscando criar meios para que o gerenciamento e o acesso a registros seja feito com mais precisão, entram as políticas de gestão da informação.

Uma política de gestão da informação pode ser definida como todos os processos utilizados pela empresa para manter seus dados bem organizados. Isso inclui rotinas de processamento, armazenamento, classificação, identificação e compartilhamento de registros, sejam eles digitais ou físicos.

O principal objetivo de uma política de gestão da informação é garantir que todos os dados cheguem às pessoas certas sem que ocorram erros ou problemas de integridade. Portanto, ela deve incluir documentos eletrônicos (como planilhas e cópias de contratos virtuais) e físicos (como documentos fiscais e livros contábeis).

Bem integrados à cadeia operacional da empresa, os processos de gestão da informação dão ao negócio a capacidade de melhorar suas rotinas de tomada de decisão e, como consequência, ampliar as taxas de sucesso do empreendimento.

Adaptado de Blog Teclogica, disponível em https://blog.teclogica.com.br/gestao-da-informacao-como-colocar-em-pratica/#:~:text=Uma%20pol%C3%ADtica%20de%20gest%C3%A3o%20da,sejam%20eles%20digitais%20ou%20f%C3%ADsicos. Acesso em 09/03/2021.

A importância da gestão da informação

Você no comando

Com o que viu até agora nesta agenda, defina o que entende por Gestão da informação. Escreva a definição. Depois, continue a leitura e confira o que você entendeu sobre o tema.

Gestão de informação é a administração, coordenação e gerenciamento da informação. O objetivo dessa atividade é tornar a informação disponível ao público-alvo correto, da forma mais adequada.

Toda informação, registrada por qualquer meio, gera um documento. Em uma empresa, o fundamental na gestão da informação é definir e implantar uma metodologia que garanta que as informações sejam documentadas e que esses documentos sejam disponibilizados aos funcionários. É importante lembrar que é preciso definir as permissões de acesso, de acordo com a utilidade da informação para as tarefas do funcionário e com o grau de confidencialidade daquela informação.

O que é documento?

Ao falar em documento, a tendência é pensar em papéis, como um contrato de trabalho ou a carteira de identidade.

Na verdade, documento é todo tipo de informação que está registrada de alguma maneira: folders, fotos, cartas, receitas médicas, planilhas... Tudo isso é documento! Os documentos podem ser registrados nos mais diversos tipos de suporte.

Suporte é todo material físico sobre o qual as informações são documentadas: papel, filme, fita magnética, plástico, etc.

Você já parou para pensar como a informação é importante para a empresa? E que documentar essas informações é algo fundamental? Imagine-se na seguinte situação como profissional de serviços e rotinas organizacionais: no seu primeiro dia de trabalho, o seu gerente passa para você a tarefa de organizar uma reunião, mas não informa em que local vai acontecer, nem quem são os participantes, nem o motivo do encontro. Quanto tempo levaria para você obter essas informações?

Agora imagine como seria essa mesma tarefa se o seu gerente passasse para você (ou você conseguisse com ele) a pauta da reunião e um checklist com as providências necessárias. Seria muito diferente, não é mesmo?

Para que servem os documentos?

Os documentos têm inúmeras utilidades. Veja algumas:

  • Orientar os funcionários no exercício de suas funções.
  • Comprovar serviços, acordos, fatos e realizações.
  • Promover ou divulgar produtos e serviços para os clientes.
  • Registrar o que uma instituição faz e como o seu trabalho é organizado.
  • Registrar a história da instituição e seus planos para o futuro.

Apoio da tecnologia na gestão da informação

Pense: como podemos tirar proveito das tecnologias que colocam à nossa disposição um volume cada vez maior de informações?

Antes de considerar o uso de quaisquer recursos tecnológicos, é necessário planejar. As soluções devem estar de acordo com o que a organização precisa, respeitando a sua rotina e o orçamento disponível: adquirir o que é realmente importante e que será usado. O ideal é que a empresa encontre um equilíbrio entre o uso da tecnologia, para se manter competitiva, e o risco de ficar ultrapassada.

Veja a seguir como a tecnologia é usada na gestão da informação nas empresas.

Trata-se de uma rede interna, com aspecto de internet, à qual somente os membros da empresa têm acesso. Na intranet é possível disponibilizar documentos e informações de interesse dos funcionários, facilitando o trabalho de todos. Quando bem gerenciada e atualizada regularmente, é um importante instrumento de compartilhamento de informações.

Em poucas palavras, pode-se dizer que o servidor é um computador que executa e controla as tarefas solicitadas pelos usuários através de seus computadores. E é algo tão natural que o usuário nem percebe que isso está acontecendo! O servidor de arquivos faz com que a gestão da informação dos documentos eletrônicos seja feita de forma segura e eficiente, evita a perda de documentos e facilita o compartilhamento das informações, entre outras atribuições.

Os sistemas integrados de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning), têm sido muito utilizados pelas grandes empresas. São sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela empresa, armazenando-as em um só lugar.

O Microfilme é a reprodução extremamente reduzida de um documento. Tem vida útil acima de 120 anos, se for devidamente armazenado em ambiente climatizado.

Existem também sistemas de documentação que facilitam o gerenciamento de dados. Por exemplo, a microfilmagem: na qual os documentos são preservados por meio de processo fotográfico (método convencional), ou por meio da digitalização de documentos, para depois microfilmar as informações digitalizadas por meio de um software de captura (método eletrônico). No Brasil e no mundo, existem leis que regulamentam o processo de microfilmagem, determinando que um documento microfilmado possui o mesmo valor legal do original.

Essa tecnologia reduz o volume ocupado dos arquivos físicos, proporcionando acesso eficiente, rápido e seguro às informações arquivadas. O microfilme pode ser digitalizado, para distribuição por meio da internet, e ser armazenado para consulta.

É utilizado por bancos, Governo, comércio, indústria etc., visando à redução de custos e à preservação de documentos, além dos benefícios já citados.

Entenda o que é gestão do conhecimento

Em nossa vida, acumulamos conhecimento, que fica armazenado dentro de nós. Aquilo que aprendemos desde o nosso nascimento até os dias atuais, nossas experiências, os trabalhos que realizamos: tudo isso nos pertence. Esse é o chamado conhecimento tácito. Ele não está parado lá no fundo da memória: podemos mobilizá-lo a toda hora, conforme o que precisamos fazer, dizer, pensar, criar.

As empresas de hoje têm o grande desafio de transformar esse conhecimento tácito em Conhecimento explícito, ou seja: documentar, na medida do possível, informações pertinente ao trabalho que estão "guardadas dentro das pessoas". Por exemplo: se uma pessoa encontrou uma forma de realizar reuniões objetivas e eficazes, para que ficar reinventando a roda? Ela pode redigir esse procedimento, e ele pode ser conhecido e disseminado na organização.

Gestão do conhecimento é o processo que administra o conhecimento tácito e o conhecimento explícito dentro das organizações. Esta definição não esgota o conceito, que é complexo. Que tal pesquisar sobre o tema?

Assim, quando uma pessoa deixa uma organização, o conhecimento não vai embora junto com ela, pois já foi partilhado com os outros, por meio dos documentos e da troca de informações feita e registrada pessoalmente. As informações deixam de pertencer a apenas uma pessoa, para fazer parte do patrimônio intelectual da organização.