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Todo profissional que trabalha com Rotinas e Serviços Organizacionais segue determinadas práticas, e boa parte do seu dia a dia é ocupada por atividades que parecem operacionais. No entanto, pode-se dizer que o trabalho do profissional tem um forte lado estratégico. E, se ele assume atividades como redigir textos comerciais, organizar eventos, contratar fornecedores diversos ou intercomunicar-se com outras empresas pela internet, falando em nome da empresa, precisa estar alinhado com a estratégia da organização.

Assim, as atividades que ele desempenhar não terão um fim em si mesmas; serão compreendidas como partes ou desdobramentos de uma política e de um planejamento estratégico da organização em que trabalha.

A cultura empresarial em mudança

O mundo vive uma série de mudanças, e isso afeta a área de Gestão. As organizações de hoje, mesmo trabalhando num local restrito, devem “pensar globalmente”, compreender a sua atuação dentro do cenário do mundo globalizado.

As organizações estão mudando, tornando-se mais abertas e conectadas, tanto com o exterior (o mercado, as outras organizações) como no próprio âmbito interno (departamentos mais interligados).

A Gestão integra os sistemas e processos, passando a focalizar a organização como um sistema unificado, com partes interconectadas que buscam um mesmo fim – compra e venda, Marketing, Recursos Humanos, Administração, departamentos técnicos, Finanças...

O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais cumpre muitas práticas e processos de trabalho dentro da organização. Mas é importante que você entenda cada uma dessas atividades não como um fato isolado em si, pertencente a apenas um departamento, e sim dentro de uma visão do todo, em que cada processo e atividade é um elo, que faz o sistema maior funcionar bem e de maneira dinâmica.

Conhecendo o posicionamento estratégico da organização

O profissional deve conhecer o posicionamento estratégico da organização em que trabalha. Por exemplo, existe uma grande diferença entre um restaurante ser um estabelecimento refinado com pratos especiais, ou do tipo que oferece quentinhas e refeições mais baratas. Muda tudo, desde a decoração até o tratamento dos clientes. Nos dois casos deve haver foco no cliente; o que muda é a forma como a empresa se apresenta no mercado.

Não dá para cair em contradição: imagine um restaurante que de noite é chique e no almoço oferece pratos feitos!

Assim, o profissional deve estar alinhado com o posicionamento que a organização tem no mercado, conhecê-lo bem e atuar de modo condizente com a empresa.

Tente imaginar empresas em que o perfil ou a atuação do profissional poderiam mudar, em função do ramo de negócio ou do posicionamento estratégico da organização. Pense, por exemplo, na comparação entre profissionais de Rotinas e Serviços Organizacionais de um empresário de uma banda de rock e de um consultório médico. Se preferir, pense em outros exemplos possíveis.

Veja como exemplo a diferença entre uma agência de propaganda e uma empresa de consultoria jurídica. A primeira organização admite de todos os profissionais uma postura mais despojada e informal – afinal, a empresa lida com criatividade, com inovação. Já a segunda, certamente, exige uma postura um pouco mais formal, afinal é o que o mercado espera de muitas consultorias. Talvez a própria agência de propaganda exija essa mesma postura nos seus departamentos financeiro, contábil e jurídico. Tudo depende de cada organização.

Assumindo a responsabilidade de gerenciar informação

O gerenciamento estratégico faz parte das atribuições do Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais para gerenciar bem a informação.

Uma boa gestão da informação é fundamental na empresa de hoje e envolve o uso adequado de recursos físicos (arquivos de aço, fichários, estantes) e digitais (arquivos de computador e redes).

Portanto, esse profissional tem um papel muito importante tanto na interação com clientes internos quanto externos.

O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais precisa ter capacidade e bom senso para lidar com a informação, para fazê-la fluir e ir adiante. Mas será sempre assim? Em que situações ele precisa fazer o contrário e evitar que a informação vaze?

O Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais pode lidar com assuntos sigilosos da empresa. Imagine, por exemplo, que ele está lidando com documentos que apresentam os salários que a empresa paga. Se a informação vazar, pode gerar fofocas ou um clima ruim entre as pessoas, ou comparações entre cargos e salários. O vazamento de informação é grave em concorrências e licitações. Nesses casos, se o preço que a empresa vai apresentar for divulgado antes, ela pode perder o negócio.

Imagine um profissional que trabalha muito próximo do gerente e, sem querer, ouve a conversa dele com outro diretor, decidindo a demissão de um funcionário. Já pensou se ele sair contando isso por aí?

Colaborando com a mudança e a melhoria

No que diz respeito à mudança e à melhoria das organizações, o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais possui um cargo estratégico também pela proximidade que mantém com as lideranças.

Se esse profissional trabalha diretamente com o presidente da empresa está tenso, nervoso, de cara fechada e emburrado, isso transmite uma imagem ruim para os demais funcionários. Será que as coisas na empresa não vão bem?

Será que o presidente brigou com ele? Quando os executivos optam por fazer mudanças na empresa – um novo sistema de tecnologia, uma nova política corporativa, um novo planejamento estratégico etc., o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais pode ser um forte aliado para disseminar novas práticas, de forma positiva. Afinal, ele tem contato com muita gente da empresa.

As regras de sigilo e confidencialidade servem para proteger os interesses da empresa. Elas deveriam ser informadas ao profissional antes até de ele assinar o contrato de trabalho.

Imagine um profissional que diz, de má vontade: “Olha, preenche esse formulário aqui, porque agora ‘eles’ querem que seja assim.” Ou outro que, enquanto entrega o formulário, diz: “Esse novo processo não está me cheirando bem... Não sei, não...” Essa postura pode transmitir insegurança, não acha?

Ao mesmo tempo, por lidar com diversos públicos, o Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais pode informar a gerência sobre o clima institucional, atuando como um “termômetro” em momentos de mudanças ou conflitos.

Identificando as necessidades de assessoria gerencial

Por fim, outra atuação estratégica deste cargo envolve identificar necessidades de assessoria gerencial, para poder adaptar a sua atuação de acordo com os profissionais a quem ele atende mais diretamente.

Se ele trabalha em uma grande empresa, provavelmente a sua atuação será num setor determinado e com funções bastante restritas a um determinado contexto.

Já em empresas menores, esse profissional pode transitar em várias áreas. Ora ele está com a diretoria, ora pode assumir outros papéis e até cobrir determinado setor quando necessário.

Como o profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais pode se adaptar ao que se espera dele?

Conhecendo bem o contexto em que atua: é uma empresa grande, média ou pequena?

Identificando que atividades se esperam dele.

Procurando ser versátil e adaptável para encara situações novas.

Sendo flexível e compreendendo que na empresa de hoje não há mais papéis muito rígidos nem tarefas preestabelecidas: tudo pode mudar.