Fluxo e logística de documentos
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Lidando com documentos e encomendas
Você percebeu o quanto aumentou, nos últimos anos, o deslocamento das pessoas entre cidades, estados e países? Isso pode ser explicado também pelo novo contexto mundial. Com a globalização, parece que as fronteiras entre os países ficaram mais próximas. Por exemplo: há empresas que geram seus produtos com a participação da mão de obra de diversos países e ainda vendem para outros tantos. No Brasil, o incentivo à exportação possibilitou que o país entrasse nesse grande cenário internacional. E assim surgem mais e mais viagens. Somente de pessoas ou produtos? Não, de documentos também! Cartas, contratos, documentos em geral vão de lá para cá, o tempo todo. E nem tudo pode ser enviado pelo correio eletrônico. Aí entra a logística de documentos.
Uma atribuição muito comum do Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais é gerenciar a logística de documentos de sua empresa ou do setor em que atua.
Logística de documentos é o conjunto de meios e métodos utilizados para o envio e recebimento de documentos.
Identificando o melhor caminho
O tipo de documento ou encomenda varia de acordo com a natureza da organização, mas as orientações para o envio e recebimento podem ser semelhantes. Muitas vezes, cabe ao Profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais identificar os melhores meios para estruturar processos eficientes, considerando a realidade da empresa e avaliando fatores como:
- Tipos de documento ou conteúdo: O que vai ser enviado? Uma carta, um documento contábil, um contrato? É um pedido ou contrato de encomenda diferente? É uma encomenda que requer cuidados especiais? É algo de valor, ou que contém dinheiro dentro?
- Urgência: Precisa chegar no mesmo dia? Na mesma semana? Não há necessidade de pressa?
- Importância: Os documentos são confidenciais? São essenciais para algum processo da empresa? Seu extravio significaria prejuízo?
Planejando a logística de documentos
Com essas informações em mãos, planeje o envio e o recebimento de documentos, especialmente aqueles do dia a dia. Este roteiro pode ajudar:
- Defina como você fará o controle de envio e recebimento de documentos e garanta a possibilidade de rastreá-los com rapidez em caso de necessidade. Por exemplo, você pode guardar o comprovante de remessa para qualquer emergência, facilitando a localização do seu pedido.
- Estabeleça parcerias e contratos com fornecedores confiáveis, que garantam coleta e entrega dos documentos no prazo, bem como rastreamento em caso de necessidade.
- Valide as soluções encontradas com seus superiores: apresente sua proposta e solicite a sua aprovação.
- Comunique os processos estabelecidos para as demais pessoas da empresa, a fim de que cumpram eventuais normas necessárias para o bom controle ou para a execução correta de procedimentos de fornecedores.
Momento de reflexão
Imagine que haverá um concurso para escolher a empresa do ano na área em que a sua organização atua. A documentação ficou pronta em cima da hora: são mais de 18h30min, e os envelopes dos concorrentes serão abertos no dia seguinte, às 11h, em outra cidade brasileira.
Enviando documentos
Existe uma regra básica para o envio de documentos: quando se trata de algo importante, sempre registre o envio realizado e, na medida do possível, garanta a confirmação de recebimento pelo destinatário.
Atualmente existem diversos meios para o envio de documentos: desde e-mail e whastapp até empresas especializadas em transporte de documentos (curriers). A Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ou, como todo mundo chama, os Correios – é a organização cujos serviços são mais utilizados.
Correios
Nos Correios, há uma série de opções para o envio de documentos e encomendas, com taxas que podem variar de acordo com o peso ou a urgência do que se vai remeter. Consulte o site da empresa ou dirija-se a uma das agências e informe-se a respeito da quantidade de produtos e serviços existentes. Você poderá se surpreender! Será que você já sabia que havia tantas opções disponíveis? De tudo o que você vir, anote o que pode ser mais útil no seu dia a dia como profissional de Rotinas e Serviços Organizacionais.
Que outros serviços podem ser utilizados?
Em casos de necessidade, para enviar documentos ou encomendas, também é possível recorrer a:
- Serviços de motoboy (que geralmente atuam no perímetro urbano).
- Empresas de envio de encomendas expressas (aéreo e/ou terrestre).
- Empresas especializadas em transporte de documentos e encomendas.
As organizações também utilizam seus próprios funcionários para envio (e também recebimento) de documentos. É aí que atua o office boy, conhecido ainda como portador. Esse trabalho também pode ser absorvido por algum funcionário administrativo da empresa.
Para esses casos, convém que você providencie um livro de protocolos.
O livro de protocolos pode ser comprado em papelarias ou confeccionado dentro da própria empresa. Trata-se de uma espécie de caderneta em que se anotam o documento entregue, para quem foi entregue e a data. O destinatário deverá assinar esse protocolo, certificando que recebeu o documento em questão.
O livro de protocolos circula entre os destinatários por intermédio de um portador, comumente o office boy da empresa. O livro pode também permanecer na mesa do profissional qualificado em Rotinas e Serviços Organizacionais, quando este é responsável por entregar documentos para pessoas de dentro ou de fora da empresa.
Conheça algumas das empresas mais importantes do mundo no ramo de transporte de documentos e consulte os seus sites, comparando-as:
Veja a seguir importantes aspectos sobre os quais você precisa estar atento ao fazer o envio de um documento.
Se um documento não tem alto grau de importância, você pode enviá-lo pelos Correios como “carta comum”. Já para contratos, faturas, documentos jurídicos, mercadorias, entre outros, escolha o serviço adicional de “aviso de recebimento”, mais conhecido por AR – um comprovante com data e assinatura do recebedor. O remetente também fica com um comprovante de envio.
O AR pode ser usado adicionalmente nas remessas de Sedex, cartas registradas e outras remessas qualificadas (que contenham um número de registro), dentro ou fora do país.
Os Correios também têm uma modalidade para as empresas que necessitam desse serviço em grande escala, em que os dados da entrega são registrados eletronicamente. Esse é o chamado AR DIGITAL, que também pode ser consultado e impresso pelo site dos próprios Correios.
Uma correspondência enviada pelos Correios só será entregue se o endereçamento anotado no objeto estiver correto e completo, incluindo o código de endereçamento postal – CEP. Como existem ruas e bairros com endereços semelhantes, é o CEP que garante a entrega no local desejado.
O CEP pode ser consultado no site dos Correios, que também oferecem gratuitamente o Endereçador – uma ferramenta que permite a verificação de CEP e possibilita a confecção dos rótulos e etiquetas de endereçamento de forma padronizada, evitando assim o uso de CEPs inexistentes.
Registre o CEP corretamente:
- O CEP deve ocupar a última linha do endereço, podendo ou não ser seguido pelo nome da cidade e a sigla do Estado do destinatário.
- O CEP não deve ser escrito com ponto separando os dois primeiros algarismos dos três restantes, no primeiro bloco, nem vir precedido da palavra CEP ou ainda ser grifado. Isso pode confundir a leitura das máquinas de triagem automática dos Correios.
Existem diversas empresas que possuem serviço de coleta, ou seja, um portador vai até o seu endereço e faz a coleta dos documentos que você deseja enviar, protocolando esse envio e garantindo a entrega dentro do período combinado.
Procure verificar quais são as empresas que realizam esse tipo de serviço e faça orçamentos comparativos, garantindo o melhor fornecedor.
Esse também é um dos serviços oferecidos pelos Correios, e pode ser solicitado pelo site ou pela Central de Atendimento. A coleta é feita no endereço indicado pelo cliente, por um carteiro devidamente uniformizado.
A embalagem ideal é aquela que protege o conteúdo durante o transporte. Uma encomenda sofre muitas movimentações durante o seu trajeto, e, mesmo que o transporte seja feito de forma cuidadosa, se o conteúdo não estiver bem acondicionado, pode ser danificado.
Procure embalagens resistentes, adequadas ao conteúdo, bem protegidas, bem fechadas e com boa imagem; afinal, a encomenda transmite a imagem da empresa.
Documentos em suportes distintos podem necessitar de embalagens diferentes, como documentos em papel, chips, pen-drives, CD, filme, plantas arquitetônicas, cartazes. Alguns poderão ser enviados em envelopes, outros necessitarão de caixas, entre outras possibilidades de embalagem.
O malote é um recurso muito utilizado especialmente pelas empresas que possuem filiais ou representantes, pois é uma solução econômica. Trata-se de um serviço em que os documentos circulam entre as filiais da empresa dentro de bolsas (geralmente de lona) previamente organizadas e endereçadas.
Na contratação do malote é definida a frequência (em quais dias da semana) com que se deseja que o malote circule de uma ponta a outra. Esse serviço é prestado tanto pelos Correios como por algumas empresas privadas.
Também é muito comum a utilização do malote para serviços bancários. Os procedimentos são muito semelhantes, mas o transporte do malote entre a empresa e o banco geralmente é feito por um funcionário da própria empresa.
A dinâmica cada vez mais exigente e ágil do mercado de trabalho muitas vezes exige que documentos ou encomendas cheguem a uma outra cidade, estado ou país com grande rapidez.
Para esses casos, será preciso que você providencie um serviço de encomendas expressas, feitas geralmente por transporte aéreo.
Tanto os Correios como empresas privadas realizam esse tipo de serviço. Cabe a você avaliar (de acordo com as normas e procedimentos da empresa em que trabalhar) qual desses fornecedores resolverá a sua necessidade no menor tempo, com o menor custo e com a garantia de entrega dentro do prazo, com a encomenda em boas condições.
O serviço dos Correios que realiza encomendas expressas é o Sedex, com diversas modalidades. Para saber mais sobre esse assunto, você pode pesquisar o site dos Correios ou visitar uma agência perto de sua casa.
Momento de reflexão
A pedido do seu gerente, você precisa enviar um presente para um executivo que vai assumir uma nova função, em outra cidade. Trata-se de uma reprodução em papel de uma pintura famosa, ainda não emoldurada. Como esse presente deveria ser embalado? Qual o horário limite para esse presente ser enviado por Sedex, para chegar no dia seguinte, sem falta? Pesquise na agência mais próxima de onde você mora ou trabalha.
Recebendo documentos
Os cuidados para receber documentos são semelhantes àqueles também necessários para enviá-los. A regra de ouro para esse caso é: confira com toda a atenção o que está recebendo e só assine um protocolo caso concorde inteiramente com a entrega.
Se você receber documentos que devem ser entregues para outros setores, lembre-se de protocolar a sua entrega ao destinatário interno. Se você receber algo para terceiros e ficar em dúvida sobre o que fazer, antes de finalizar o ato de entrega/recebimento, procure o destinatário, a fim de obter dele a autorização para receber o documento em questão.
Violação de correspondência é crime, sob pena de detenção ou multa.
Para o fluxo de recebimento de documentos, também é importante que você siga algumas orientações:
- Desenvolva um instrumento de controle para os documentos recebidos e também para os documentos redirecionados para outros setores.
- Procure saber quais são as normas de sua empresa para o recebimento de documentos e leve-as sempre em conta.
- Para o caso de existirem muitos destinatários internos, estabeleça um processo para separar os documentos por destinatários, ganhando agilidade e também evitando o extravio de algum material importante.
- Nunca abra uma correspondência que não seja destinada a você, a menos que tenha autorização expressa do destinatário ou de um responsável superior para tal.