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O constrangimento da anfitriã

Antes de começarmos a tratar o tema deste texto-base, veja o que ocorreu na festa do filho de Márcia, o Diogo. Lembra que a festa dele teve diversos problemas por conta dos fornecedores? Será que o final da festa deu certo? Veja a seguir.

Além de todos os outros ocorridos no início da festa, ela também ficou sem música, porque o aparelho de som que o tio de Diogo tinha emprestado não funcionou na hora H.

Muito constrangida com aquilo tudo, Márcia pedia desculpas aos pais das crianças. Muitos a consolavam, dizendo:

A pedido de Diogo, Márcia tinha alugado uma cama elástica e um tobogã inflável. Ao menos isso estava compensando a comida escassa: a alegria até fazia as crianças esquecerem um pouco a fome e a sede. Até que... um menino de doze anos escorregou no tobogã e bateu sem querer com o pé na cabeça de uma menina de seis. A pobre garotinha abriu o berreiro e ficou com um galo enorme na testa. Depois disso, os pais ficaram assustados e não deixaram mais seus filhos usarem os brinquedos.

A equipe responsável pelos brinquedos não tinha se preocupado em dividir por faixa etária as crianças que usavam o tobogã e acabou dando no que deu... Foi o fim da festa.

Os equipamentos necessários para um evento

Grande parte dos eventos empresariais requer o uso de equipamentos que tenham som ou imagem, ou ambos.

Em reuniões e palestras, por exemplo, é muito comum usar equipamentos para projeção de imagens do computador. Para isso, também é importante contar com uma tela branca, para garantir uma projeção de melhor qualidade.

É fundamental brifar o solicitante do evento, para colher as informações básicas necessárias à organização. Ao fazer isso, é importante verificar se será necessário o uso de algum equipamento durante o evento – recursos de som, de fotografia, de informática etc.

Veja a seguir alguns dos equipamentos mais utilizados em eventos empresariais:

É um grande bloco com diversas folhas de papel, apoiado sobre um cavalete. É muito utilizado por palestrantes, para anotar as ideias mais importantes, em reuniões e treinamentos em ambientes pequenos, com no máximo 50 pessoas.

Em eventos com exposições orais para um público amplo – mais de 100 pessoas -, muitas vezes é necessário contar com esses recursos. Dependendo da necessidade de projeção do som, é preciso também uma caixa amplificadora e uma mesa de som.

Geralmente, é utilizada em conjunto com um equipamento de vídeo ou DVD. É preciso avaliar qual o melhor tamanho de tela em relação ao tamanho do espaço e número de participantes do evento, para que todos possam enxergar a TV com conforto.

São usados para treinamentos e em caso de necessidade de projeção de imagens via projetor (veja a seguir).

Equipamento que serve para projetar imagens em movimento ou estáticas do computador ou da TV em uma dimensão maior, numa tela branca ou na parede. O projetor multimídia, que também é chamado de data show, é um equipamento que como o nome já diz "projeta" uma imagem.

Operadas por profissionais ou amadores, são importantes ferramentas para o registro de eventos

É fundamental assegurar que todos os equipamentos sejam verificados algumas horas antes do início do evento. Afinal, em caso de problemas, é preciso ter tempo suficiente para resolver a situação.

Às vezes, a instituição já possui os equipamentos necessários ao evento e, então, basta fazer a reserva no setor responsável. Outras vezes, é necessário alugá-los em empresas especializadas.

Imagine que você está atuando na organização de um treinamento para 30 pessoas. O apresentador usará apenas um flip chart, equipamento simples, impossível de apresentar problema eletrônico. Você fica despreocupado, ou, apesar da simplicidade do equipamento, se preocupa em verificar se ele está em ordem? Se sim, que itens busca verificar?

Responda e depois prossiga a leitura.

Se, algumas horas antes de um treinamento, você verifica que as canetas do flip chart estão com pouca tinta ou que o número de folhas do bloco é insuficiente, terá tempo de providenciar outras no almoxarifado, ou mesmo de comprar na papelaria mais próxima. Do contrário, se acontecer algum problema, ele só vai ser percebido durante o evento ou em cima da hora, atrapalhando o andamento das atividades.

Para que um evento transcorra sem sustos, é preciso verificar todos os detalhes com antecedência, de forma proativa.

Contratação de fornecedores

Muitas vezes, é preciso contratar determinados serviços ou adquirir produtos para a realização de um evento. Antes de qualquer coisa, o organizador deve definir, com base no briefing, que tipos de serviços e produtos serão necessários. É preciso pensar basicamente:

Em uma audiência, o juiz está sempre sentado no centro da sala, por ser o representante do Estado e o mediador. É ele, por exemplo, quem determina o momento em que cada participante deve ou não se manifestar. Imagine se todo mundo falasse ao mesmo tempo...

A partir daí, o organizador deve iniciar a pesquisa pelos melhores fornecedores.

Veja a seguir alguns critérios que podem ajudar muito nesta tarefa.

De olho na reputação do fornecedor

Para contratar alguém que prestará um serviço que envolve saúde, higiene, crianças – um médico, um cabeleireiro, uma babá –, muitas pessoas fazem questão de receber a indicação de uma pessoa de confiança. Na contratação de fornecedores para eventos empresariais não pode ser diferente. Afinal, um serviço malfeito pode estragar os objetivos do acontecimento e até manchar a imagem da empresa que o contratou.

Você viu a dor de cabeça que Márcia teve? Se ela tivesse se guiado menos pela propaganda do bufê e mais pela indicação confiável que a vizinha deu, talvez não tivesse sofrido tantos constrangimentos.

Quem pesquisa opções de serviços para eventos em empresas deve verificar para que outras instituições o fornecedor trabalhou, além de pedir referências.

Cuidados com o contrato

Você certamente já ouviu a expressão “vale o escrito”. Essa é uma máxima que deve ser levada em consideração antes da assinatura de qualquer contrato. Márcia aprendeu isso a duras penas...

Antes de contratar um fornecedor, o organizador deve deixar claras as suas expectativas quanto ao serviço que será prestado e exigir que tudo seja previsto em contrato. Nenhum item deve ser combinado de maneira informal, só “de boca”. Tudo deve ser registrado no papel – quantidades, preços, horários, formatos, entre outras coisas.

É preciso ler o texto do documento com muita atenção e esclarecer todas as dúvidas. E lembre-se: nada no contrato deve deixar margem à dupla interpretação!

Uma leitura cuidadosa é um excelente passo para garantir a assinatura de um contrato justo. Mas contar com a ajuda de um advogado é ainda mais seguro, pois ele tem conhecimento jurídico.

Supervisão do serviço

Você fez a pesquisa de fornecedores, pediu referências, comparou os preços e qualidades, fez a escolha, e o contrato foi assinado. Tudo certo? Ainda não: durante a realização do evento, deve haver uma ou mais pessoas responsáveis pela supervisão dos serviços prestados.

É preciso verificar se tudo está sendo feito de maneira satisfatória e corrigir eventuais falhas.

Por exemplo: se na festa de aniversário de Diogo alguém tivesse alertado a equipe dos brinquedos sobre o perigo de se deixar brincar no tobogã crianças com idades muito diferentes, talvez o acidente com a menina não tivesse ocorrido.

Esse, especificamente, é um caso que envolve a preocupação com a segurança. Você saberá mais sobre esse assunto a seguir.

Segurança é coisa séria

As pessoas responsáveis sabem que a preocupação com a segurança deve estar em tudo o que se faz: dirigir um carro, cozinhar, atravessar a rua, nadar, entre muitas outras situações.

Quanto maior for o número de pessoas participando de um evento, maior deve ser o cuidado com a segurança. Para idosos, crianças e adolescentes há medidas de segurança específicas.

Nesse sentido, um organizador de eventos competente jamais se esquece de considerar as questões de segurança.

De acordo com o local, o número de participantes e o tipo de evento, o organizador deve pensar em aspectos como:

  • Extintores de incêndio e saídas de emergência.
  • Necessidade da presença de profissionais de segurança em quantidade adequada.
  • Solidez da estrutura física do local – ausência de riscos de desabamento.
  • Presença de equipes médicas e ambulâncias.
  • Condições do piso – ausência de desníveis, pontos escorregadios ou outros aspectos que possam ocasionar quedas.
  • Condição de temperatura e arejamento do local.
  • A necessidade de um esquema de segurança especial para proteger altas autoridades de eventuais ataques ou assédios.
  • Presença de um profissional habilitado

Segurança e saúde acima de tudo

É bom lembrar: eventos envolvem pessoas e vidas. Desabamentos de arquibancadas, palanques, passarelas suspensas costumam causar ferimentos graves e até mortes. Garantir a segurança e a saúde dos participantes é talvez a responsabilidade maior na organização de um evento.

Como você poderá ver no trecho da matéria abaixo, estruturas provisórias – montadas durante o evento e desmontadas depois – oferecem riscos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de escolher o fornecedor que ficará responsável por esse tipo de serviço

Palco do Show de cantora desaba durante forte chuva na cidade do Crato

Após forte chuva, parte da estrutura do palco do show da cantora Anitta caiu, na cidade do Crato, a 508 km de Fortaleza, na madrugada desta segunda-feira (14). Por segurança, a apresentação realizada no Parque de Exposição Pedro Felício Cavalcanti foi interrompida. A artista usou as redes sociais para tranquilizar fãs e agradecer o público. Nenhuma vítima foi registrada.

Fonte: http://www.tribunadoceara.uol.com.br/noticias/ceara/palco-do-show-de-anitta-desaba-durante-forte-chuva-na-cidade-do-crato/