Divulgação de Eventos
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A divulgação do evento de Astrogildo
Lembra do problema de Astrogildo com a divulgação do seu evento?
Astrogildo estava triste, pois as festas do clube que ele havia fundado só atraíam meia dúzia de gatos-pingados e o público que comparecia não era o esperado. Veja como seu sobrinho o ajudou.
Astrogildo resolveu considerar o que o sobrinho falava. Afinal, considerou, “se ele está cursando a faculdade de Comunicação, sabe do que está falando”.
O rapaz decidiu circular pelo bairro com o tio, para mostrar os locais que ele e seus amigos costumavam frequentar. Astrogildo percebeu logo que estava desperdiçando o investimento nos panfletos, pois fazia a distribuição em locais que não tinham grande concentração de jovens.
O sobrinho mostrou também quais eram as rádios, sites e canais mais acessados pela “galera” que ele queria atrair. Renato também deu para o tio ler alguns textos do seu curso na faculdade, para que ele entendesse melhor a questão. O trecho a seguir foi o que mais chamou a atenção de Astrogildo:
Uma etapa importante da divulgação de eventos é a definição do
público-alvo. Importante
porque toda comunicação será baseada nesse público, que precisa receber a informação de
forma correta, em uma linguagem que seja atraente para ele e coerente com o conceito de
empresa.
Depois de definir o público-alvo, é necessário pensar nas estratégias de
divulgação, que variam de acordo com o tipo de evento e com o orçamento.
Astrogildo percebeu que sua estratégia de divulgação era feita sem planejamento e não considerava os gostos, hábitos e a cultura do seu público-alvo. Decidiu, então, oferecer um estágio a Renato, que propôs uma série de mudanças:
- Refazer a planilha de custos, destinando recursos para uma divulgação mais ampla e mais certeira.
- Atuar com base em um cronograma, estabelecendo os períodos adequados para cada atividade de divulgação.
- Afixar cartazes em lanchonetes localizadas em áreas com grande circulação de jovens.
- Contratar uma equipe de moças e rapazes simpáticos para distribuir panfletos em portas de cinemas, escolas, universidades e academias.
- Contratar um carro de som para anunciar as festas em potos de concentração de jovens.
- Colocar um anúncio na rádio comunitária, no intervalo de um dos programas jovens de maior audiência.
- Fazer uma parceria com uma academia de ginástica do bairro: os alunos da academia ganhavam desconto nos ingressos das festas. Em troca, Astrogildo colocaria uma faixa com um anúncio da academia em seu clube.
- Durante as festas, distribuir aos frequentadores um panfleto anunciando o show da semana seguinte.
- Criar uma arte para a divulgação do evento nas redes sociais.
A aparência do material de divulgação deve seguir a proposta do evento, contribuindo para a formação do conceito que a empresa quer transmitir. Para situações descontraídas, podem-se usar cores fortes e linguagem lúdica. Já ocasiões formais exigem materiais com tons mais suaves e um texto mais sóbrio.
Como resultado da nova estratégia de divulgação, os negócios melhoraram tanto que Astrogildo já começou a pensar em ampliar as atividades do clube.
Orçamento e cronograma
A divulgação de eventos geralmente é responsabilidade da equipe de Comunicação da empresa. Mas, dependendo do porte da organização, você pode ser chamado a dar apoio nessa tarefa.
Uma das primeiras atitudes do profissional responsável pela divulgação de um evento é saber qual é a verba disponível.
Afinal, antes de ser executado, qualquer projeto precisa ter seu orçamento aprovado. Ele inclui, por exemplo:
- Preços cobrados por gráficas para impressão do material.
- Valor para distribuição dos materiais de divulgação.
- Taxas pagas para veiculação de anúncios em rádios, jornais, revistas e outros meios.
- Licenças pagas para divulgação em ambientes externos.
Resolvido o orçamento, é hora de estabelecer prazos, organizando um cronograma.
Cronogramas
Normalmente, incluem linhas com as atividades a desempenhar e colunas com as datas em que as atividades devem estar concluídas.
Veja um possível modelo da equipe de Comunicação de uma empresa:
| Cronograma | ||
|---|---|---|
| Data | Atividade | Responsável |
| 13/09 | Início da produção do orçamento | Rosângela e Bruno |
| Até 20/09 | Finalização do orçamento | Rosângela e Bruno |
| 22/09 | Apresentação do orçamento para a diretoria | Matilde, Rosângela e Bruno |
| Até 29/09 | Prazo para aprovação do orçamento | Diretoria |
| 03/10 | Início da produção dos materiais a serem enviados para a gráfica | Alberto |
| Até 17/10 | Término da produção dos materiais a serem enviados para a gráfica | Alberto |
| Até 19/10 | Revisão da prodição dos materiais a serem enviados para a gráfica | Matilde, Alberto e Diretoria |
| Até 23/10 | Envio dos arquivos para impressão em gráfica | Matilde e Alberto |
| Até 30/10 | Recebimento das provas gráficas | Matilde |
| Até 06/11 | Recebimento do material gráfico final | Matilde |
| 07/11 | Início da distribuição do material gráfico | Sandro, Rogério e Fernando |
| Até 24/11 | Término da distribuição das peças de divulgação | Sandro, Rogério e Fernando |
| 25/11 | Realização do evento | Toda a equipe |
No cronograma, é sempre bom colocar o nome do responsável por cada atividade. Isso ajuda a equipe a se programar e a procurar as pessoas certas, em caso de necessidade.
Definindo as estratégias de divulgação
Na definição das estratégias, são estabelecidas as ferramentas de comunicação que serão usadas na divulgação. Para isso, o organizador do evento precisa considerar:
- O perfil do público-alvo do evento (faixa etária, gostos, hábitos, condições socioeconômicas, nível de escolaridade etc.).
- Número esperado de pessoas.
- Estilo do evento (formal, informal, artístico, científico, esportivo, negócios, comércio, inauguração, comemorativo, dançante etc.).
Momento de reflexão
Você já pensou que muitos dos eventos que chegam a você divulgados por meio da TV,
revistas, jornais ou redes sociais não são do seu interesse?
Você já se interessou por um evento que viu anunciado na TV, revista, rádio, jornal
ou redes sociais, mas não pode ir porque era muito caro (ou por outro motivo)?
Os veículos de comunicação utilizados possibilitam uma comunicação de alcance geral ou mais segmentado:
-
Comunicação de massa – É voltada para um público amplo, atingindo pessoas dos mais
diferentes perfis sociais e culturais. Os veículos mais comuns são a TV, redes sociais, o
rádio e o jornal.
Seu custo geralmente é alto, mas tem a vantagem de poder atingir até milhões de pessoas, como no caso de um comercial de TV. - Comunicação dirigida – Em geral, atinge um número menor de pessoas, mas concentra os recursos somente nos indivíduos com o perfil desejado. Exemplos: mala direta, telemarketing, e-mail e muitos outros.
Neste ponto, a definição do público-alvo é fundamental. Veja os diferentes grupos:
Público Interno
Pessoas que trabalham diretamente na empresa: proprietários, diretores e funcionários em geral.
Público Externo
Indivíduos relacionados com a empresa, mas que não trabalham nela, tais como: população em geral, comunidade vizinha, concorrentes, clientes, fornecedores, Governo e imprensa.
Público Misto
Tem características de público interno e externo. Entre estes, destacam-se: conselho de acionistas, família dos funcionários, funcionários de outras instituições que prestam serviços na empresa.
Veículos adequados para cada público
Para cada um dos públicos, existe um tipo de comunicação mais adequado. Algumas formas de divulgação podem ser usadas para mais de um desses públicos. Veja os principais meios, de acordo com o grupo que se quer alcançar:
- Correio interno – O material de divulgação é colocado em um envelope com a marca da empresa. Coloca-se o nome e o setor da pessoa que envia e do destinatário (“de” e “para”). Uma ou mais vezes ao dia, um mensageiro pega os envelopes e faz a entrega no setor de destino.
- Rádio interna e sistema interno de TV – O custo de implementação é alto, por isso poucas empresas têm. Atinge somente quem está dentro das instalações da empresa.
- Intranet – É uma rede de computadores privativa, à qual apenas os funcionários da empresa têm acesso. Permite atualização rápida das informações. É bom notar que este meio só atinge os funcionários que usam computador frequentemente.
- Plataformas de comunicação – Facilitam o processo de comunicação permitindo uma maior interação os integrantes das organizações (permite também interação com outras instituições).
- Informativo interno – Também conhecido como house organ, é o jornal ou revista que divulga os fatos, projetos e realizações de uma instituição. Pode ser distribuído como impresso (papel) ou via e-mail (eletrônico).
- Outdoor – Cartaz de grandes dimensões, exposto em ruas de grande circulação. Tem um grande impacto visual, mas seu custo é elevado.
- Busdoor – Cartaz afixado na traseira ou lateral dos ônibus.
- Rádio – Considerado meio de grande alcance junto a todas as camadas sociais. As mensagens são curtas e mais informais.
- TV – É o veículo de maior impacto visual, com grande alcance junto à maior parte da população. Porém, o custo de produção e veiculação do anúncio é bastante elevado, dependendo do horário e da emissora.
- Jornais e revistas – São considerados meios de grande alcance entre boa parte da população economicamente ativa.
- Mala direta – Correspondência enviada para o endereço de pessoas com o perfil que se deseja atingir. Por exemplo, um cabeleireiro envia pelo correio um folheto sobre tratamento de cabelos crespos somente para os clientes que têm esse tipo de cabelo.
Mesmo num meio de comunicação de massa como a TV é possível divulgar um evento para um público mais seleto, colocando anúncios em canais a cabo ou via satélite.
Além do convite, que é uma das formas mais tradicionais de divulgar um evento, veja quais outros meios podem ser usados:
- Folder – Panfleto publicitário ou de divulgação, com uma ou mais dobras. Geralmente, é distribuído antes do evento, com o detalhamento do que acontecerá, mas também pode ser entregue durante a sua realização, com a programação.
- Cartaz – Material próprio para grandes ambientes, sendo afixado em murais. Os tamanhos variam entre A4 (21 x 29,7cm), A3 (29,7 x 42cm) e A2 (42 x 59,4cm).
- E-mail – Também conhecido como correio eletrônico, é um dos meios de divulgação mais usados hoje. É rápido e tem custo baixo.
- Internet – No site da empresa, é possível anunciar os eventos de forma dinâmica e com baixo custo.
- Redes Sociais – Facilitadores de conexões entre pessoas, grupos ou organizações que compartilham dos mesmos valores ou interesses, interagindo entre si. Permite mensagens de texto, vídeo, áudio, imagens e arquivos em geral.
Etiqueta na divulgação por e-mail
Apesar da praticidade, o e-mail não é tão eficiente na divulgação de eventos, devendo ser associado a outras formas de comunicação.
Pessoas que recebem muitas mensagens diariamente nem sempre dão atenção a e-mails de divulgação.
Além disso, em geral, as pessoas não costumam gostar de receber e-mails não solicitados – apagam sem abri-los. O procedimento correto é a empresa perguntar ao cliente se ele deseja ou não receber e-mails de divulgação.
As informações que devem ser apresentadas no material de divulgação variam de acordo com o evento. Mas quais são os dados básicos que nunca podem faltar? Reflita e anote suas impressões. Depois, siga com a leitura.
Cada tipo de veículo de comunicação comporta certa quantidade de informações.
Alguns exigem mais textos; outros, mais imagens. As informações essenciais que devem constar de todos os materiais são: nome do evento, horário, local e data.
Relacionamento com a imprensa
Uma boa relação com jornais, revistas e TV pode render bons frutos, com baixo investimento. Empresas de assessoria de imprensa, em que trabalham profissionais de relações públicas e jornalistas, são especializadas nisso. Um dos papéis desse tipo de empresa é conseguir divulgar eventos gratuitamente nesses veículos, através de notas e matérias.
Que serviços a assessoria de imprensa pode prestar?
Press-release
Também chamado de release, é um texto enviado à imprensa como sugestão de assunto para divulgação. Deve ser breve e conter as informações mais importantes e interessantes sobre o evento.
Press-kit
Conjunto de materiais informativos, enviados para a imprensa junto com o release. Pode conter fotografias, convites e brindes exclusivos, entre outros itens, visando causar maior impacto e aceitação.
Clipping
Pesquisa, coleta e recorte de jornais e revistas sobre matérias ligadas à divulgação do cliente, incluindo anúncios publicitários.
Investindo em mídias alternativas
As empresas sempre buscam novas formas de atrair e surpreender as pessoas. Por isso, estão sempre surgindo mídias alternativas. Veja alguns exemplos que são aplicados dentro das instalações das empresas:
- Adesivos nos espelhos dos banheiros.
- Mouse pads (tapetinho de mouse), camisetas e brindes em geral.
- Faixas adesivas no chão das empresas (espécie de “tapete publicitário”).
Para divulgar um evento, deve-se reunir informações para poder escolher a mídia e a forma mais adequada e usar o bom senso. Às vezes, uma divulgação exagerada pode ser tão negativa quanto uma divulgação malfeita.
Ordenando o envio de materiais de divulgação
A mala direta é um cadastro de nomes, telefones, e-mails e endereços de determinadas pessoas de interesse da equipe de divulgação (profissionais da imprensa, autoridades, funcionários etc.). Serve para ajudar na organização do envio de materiais de divulgação, como convites e folhetos.
Você está planejando um almoço para receber amigos e familiares na sua casa nova e já encerrou as atividades de divulgação (você já enviou convites a todos). E agora? Qual é o próximo passo (antes de comprar comidas e bebidas)? Anote a resposta. Depois, prossiga a leitura.
É importante notar que nem todas as pessoas que são convidadas para um evento vão necessariamente comparecer. Uma forma de medir a quantidade de participantes é solicitar a confirmação de presença.
Você pode fazer isso telefonando para as pessoas ou pedindo que confirmem por e-mail. Ou, ainda, o próprio convite pode conter a sigla RSVP – em francês, Répondez s’il vous plaît (Favor confirmar a presença).
Com isso, a equipe organizadora do evento pode adaptar a quantidade de comida e o espaço, entre outros itens, ao número de pessoas que confirmaram presença.
Mesmo confirmando a presença, há pessoas que não comparecem ao evento e outras que vão sem ter avisado. A margem de faltas é de 20 a 30%, conforme afirmam especialistas em eventos.