Arquivando documentos

As panelas, pratos e outros utensílios para cozinhar e comer estão na cozinha. Mas você já parou para pensar no porquê disso?

Uma bela coleção de xícaras coloridas poderia até decorar a estante de um quarto de dormir, mas, cada vez que alguém quisesse tomar um café, precisaria ir até o quarto pegar a xícara.

Por uma questão de facilidade e simplicidade, as coisas são organizadas conforme o seu uso pelas pessoas.

Repare como em outras situações do dia a dia você se depara com diversas formas de classificação e ordenação de objetos de uso diário, alguns dos quais consideramos como “nossos documentos”.

Pense, por exemplo, num laboratório de análises clínicas. Possivelmente, alguma vez você já foi a algum, fazer um exame. Imagine todo o processo que os laboratórios têm para documentar a sua passagem por lá, desde sua chegada, a coleta de amostras, a análise do material e a emissão do resultado, garantindo que você receba o resultado do seu exame corretamente. Ao retirar o exame, você entrega ao atendente uma ficha com um código e o seu nome – que é um documento – e os funcionários entregam o seu exame, que também é um documento.

Já pensou se esses dados não estivessem muito bem organizados?

É possível afirmar que todo esse processo só pode acontecer corretamente se existir, entre tantos outros fatores, um bom método de arquivamento dos documentos.

Os métodos de arquivamento são estudados e elaborados a partir dos preceitos da Arquivologia.

Para se tornar um especialista no assunto é preciso obter graduação em curso superior em Arquivística. Os especialistas dessa área são chamados de arquivistas.

Classificação e ordenação de documentos

A classificação e a ordenação de documentos são fundamentais para possibilitar o seu arquivamento de forma adequada. Essas duas coisas estão interligadas. Você vai agora entender cada uma delas.

Mas arquivar documentos não é simplesmente guardá-los em pastas, por assunto. É preciso um método. Um bom caminho é elaborar um plano de classificação de documentos. Como esse plano é feito? A pessoa (ou a equipe) responsável pelo arquivo estabelece como os documentos serão classificados, criando classes e subclasses para os documentos. Enfim, ela estabelece critérios para ordenar os documentos. Veja o exemplo a seguir:

As classes e subclasses de um plano de classificação podem ser numeradas de forma sequencial ou receber um código (alfabético, numérico e outros). Veja uma parte do exemplo anterior, em que uma possibilidade seria usar a seguinte numeração:

Os documentos (em especial os de papel) normalmente são arquivados em pastas ou em caixas, que por sua vez são armazenadas em gavetas de um móvel denominado arquivo (você já deve ter visto esses arquivos de aço cinzentos, em escolas, repartições públicas ou escritórios). Cada gaveta e cada pasta recebem o mesmo código de ordenação utilizado no plano de classificação. A mesma lógica pode ser usada nos arquivos digitais, no computador, embora o próprio sistema operacional, já os organiza em ordem alfabética.

Para facilitar a busca, pode ser feita uma lista em ordem alfabética, com o respectivo número da pasta. Veja um exemplo:

Para definir como os documentos serão ordenados, é preciso considerar os tipos de busca que as pessoas vão querer fazer.

Imagine um grande magazine, com lojas em todo o país, que costume trocar correspondências com clientes e fornecedores. Como o clima e o estilo de vida das pessoas mudam muito de uma região do Brasil para outra, essa empresa escolheu como estratégia fazer projetos regionais, com produtos específicos para cada região geográfica.

Provavelmente, as correspondências seriam ordenadas por região geográfica.

Seria também interessante agrupar as cartas por “fornecedores” e “clientes”, ordenando cada um por ordem alfabética. Para facilitar ainda mais, seria bom separar as cartas enviadas das cartas recebidas, ordenando ainda por tipo de carta (divulgação, convite, consulta etc.) e pela data de envio ou recebimento.

Três características de um arquivo eficaz:

1. É simples. Localizar documentos arquivados deve ser fácil para quem os guarda e quem os procura.
2. É flexível. O arquivo deve estar preparado para a incorporação de novas classes e subclasses e para o surgimento de novos documentos. Ao criar o plano de classificação, pense se seu arquivo não ficará muito rígido ou de difícil utilização.
3. Dá para expandir. Com o tempo, a tendência é que o seu arquivo aumente de tamanho, pois, quanto mais o tempo passa, novos documentos surgem.

O seu plano de classificação deve considerar o surgimento de novas classes ou subclasses, sem criar confusão nos arquivos já existentes.

Dicas para arquivamento

Para manter o arquivo sempre em dia, siga estas dicas:

• Evite empilhar documentos e mantenha a sua mesa sempre limpa e em ordem;
• Faça do arquivamento uma rotina, como a de escovar os dentes de manhã;
• Se precisar retirar algum documento de um arquivo, utilize uma guia, marcando o lugar do documento na pasta, ou escreva nele onde estava arquivado.