Arquivando documentos

As panelas, pratos e outros utensílios para cozinhar e comer estão na cozinha. Mas você já parou para pensar no porquê disso?

Uma bela coleção de xícaras coloridas poderia até decorar a estante de um quarto de dormir, mas, cada vez que alguém quisesse tomar um café, precisaria ir até o quarto pegar a xícara.

Por uma questão de facilidade e simplicidade, as coisas são organizadas conforme o seu uso pelas pessoas.

Deu para notar que esse não foi bem o caso da situação retratada na imagem ao lado, não é?

Você já reparou como em diversas situações do dia a dia você se depara com várias formas de classificação e ordenação de objetos de uso diário, alguns dos quais consideramos como “nossos documentos”?

Pense, por exemplo, em um laboratório de análises clínicas. Possivelmente, alguma vez você já foi a algum, fazer um exame. Imagine todo o processo que os laboratórios têm para documentar a sua passagem por lá, desde sua chegada, a coleta de amostras, a análise do material e a emissão do resultado, garantindo que você receba o resultado do seu exame corretamente. Ao retirar o exame, você entrega ao atendente uma ficha com um código e o seu nome – que é um documento – e os funcionários entregam o seu exame, que também é um documento.

Já pensou se esses dados não estivessem muito bem organizados?

É possível afirmar que todo esse processo só pode acontecer corretamente se existir, entre tantos outros fatores, um bom método de arquivamento dos documentos.

Os métodos de arquivamento são estudados e elaborados a partir dos preceitos da Arquivologia.

Para se tornar um especialista no assunto é preciso obter graduação em curso superior em Arquivística. Os especialistas dessa área são chamados de arquivistas.

Ambas são fundamentais para possibilitar o seu arquivamento de forma adequada. Elas são interligadas. Você vai agora entender cada uma delas.

Arquivar documentos não é simplesmente guardá-los em pastas por assunto. É preciso um método. Um bom caminho é elaborar um plano de classificação de documentos. Como esse plano é feito? A pessoa (ou a equipe) responsável pelo arquivo estabelece critério sobre como os documentos serão classificados, criando classes e subclasses para eles. Veja o exemplo a seguir:

Os documentos (em especial os de papel) normalmente são arquivados em pastas ou em caixas, que por sua vez são armazenadas em gavetas de um móvel denominado arquivo (você já deve ter visto esses arquivos de aço cinzentos em escolas, repartições públicas ou escritórios). Cada gaveta e cada pasta recebe o mesmo código de ordenação utilizado no plano de classificação.

Para facilitar a busca, pode ser feita uma lista em ordem alfabética, com o respectivo número da pasta. Veja um exemplo:

Para definir como os documentos serão ordenados, é preciso considerar os tipos de busca que as pessoas vão querer fazer.

Vamos fazer um exercício de imaginação agora:

Pense em um grande magazine com lojas em todo o país que costume trocar correspondências com clientes e fornecedores. Como o clima e o estilo de vida das pessoas mudam muito de uma região do Brasil para outra, essa empresa escolheu como estratégia fazer projetos regionais, com produtos específicos para cada região geográfica.

Provavelmente, as correspondências seriam ordenadas por região geográfica.

Seria também interessante agrupar as cartas por “fornecedores” e “clientes”, ordenando cada um por ordem alfabética. Para facilitar ainda mais, seria bom separar as cartas enviadas das cartas recebidas, ordenando ainda por tipo de carta (divulgação, convite, consulta etc.) e pela data de envio ou recebimento.

Os elementos informativos mais utilizados para ordenar documentos são:

Três características de um arquivo eficaz:

O seu plano de classificação deve considerar o surgimento de novas classes ou subclasses, sem criar confusão nos arquivos já existentes.

Ela trabalha há três anos como assistente de diretoria de uma empresa, e uma de suas responsabilidades é manter os arquivos sempre em dia.

Nas últimas semanas, essa tarefa tem sido mais difícil, pois já não encontra mais lugar para guardar os documentos. As pastas estão abarrotadas, inclusive há documentos se danificando. Também tem sido frequente a dificuldade de encontrar documentos, pois, apesar de possuir um plano de classificação e de ter uma boa metodologia para ordenação, ela perde muito tempo lidando com as pastas abarrotadas.

Decidiu então conversar com Tarcísio, um amigo arquivista, para pedir ajuda. Tarcísio explicou para Letícia a teoria das três idades e recomendou dividir o conteúdo em três diferentes grupos, separando os documentos de acordo com seu tempo de guarda e frequência de utilização.

O amigo de Letícia ainda recomendou a ela:

• Elaborar uma tabela de temporalidade dos documentos;
• Descartar o que não é mais necessário;
• Microfilmar parte do acervo.

Arquivo corrente: Trata-se do conjunto de documentos consultados com frequência, necessários para as tarefas diárias. Quem utiliza ou é responsável por este arquivo deve tê-lo por perto, para acessá-lo com facilidade e rapidez.

Arquivo intermediário: É o conjunto dos documentos que estavam no arquivo corrente, mas cuja frequência de utilização diminuiu. São as informações que devem ser conservadas por razões administrativas, legais ou financeiras por algum período, antes de serem descartadas ou irem para o arquivo permanente. Também é recomendável que o responsável pelo arquivo intermediário tenha fácil acesso a ele.

Arquivo permanente ou inativo: É formado pelo conjunto de documentos que possuem valor histórico, jurídico etc., mas que raramente são consultados. Em geral, são os pesquisadores que os procuram mais. Os documentos do arquivo permanente têm grande função para a vida das organizações, pois é também com base nos aprendizados passados que construímos o futuro.

Ao elaborar uma tabela de temporalidade de documentos, busque conhecer as definições da legislação, as normas de sua empresa e aprová-la com seus superiores hierárquicos. Sempre que possível é importante formar uma comissão com os profissionais relacionados com a natureza da organização (advogados, administradores, historiadores etc.). Cada um poderá ter visões diferentes sobre a importância do documento e o tempo de guarda. Veja um exemplo:

Ao elaborar a tabela de temporalidade, utilize como referência os prazos de guarda indicados pelas diversas legislações, mas considere também as necessidades e procedimentos de sua empresa.