A administração de materiais
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Maria, que trabalha no ramo de congelados, está mesmo numa fria, não é? Todas as evidências apontam para uma Administração de Materiais inadequada. Que local escolher?
Você já viu que as organizações utilizam diversos tipos de recursos em sua operação, para fazer as coisas acontecerem. Recursos tangíveis, como máquinas, equipamentos, materiais. Recursos intangíveis, como conhecimento de mercado, programas de computador, tecnologias. Também utilizam pessoas, seu trabalho e seu talento.
E administrar tudo isso não é nada fácil. São inúmeros os materiais que circulam ao longo de todas as operações de uma organização.
Na empresa de congelados de Maria andam faltando determinados tipos de alimentos de que ela precisa para preparar os pratos que vende, assim como embalagens para colocá-los. Se você fosse con- vidado a buscar soluções para esse problema, o que sugeriria?
Maria não perdeu tempo e, diante dos fatos, resolveu pensar melhor no seu negócio e colocar a cabeça no lugar: foi fazer um minicurso de Administração de Materiais.
Logo nas primeiras aulas, Maria descobriu coisas bem interessantes. Viu que existem diversas formas de classificar materiais e processos para geri-los de modo adequado.
Acompanhe ao longo do texto as descobertas de Maria.
Materiais nas empresas
A empresa de congelados de Maria vende produtos alimentícios. Assim como ela, outros empresários vendem produtos diversos: roupas, perfumes, refrigerantes etc. Independentemente do que se vende, por trás de cada produto há uma série de materiais necessários para a sua confecção. Todo fluxo produtivo envolve um fluxo constante de materiais.
- Materiais são todas as coisas que podem ser contabilizadas e que são utilizadas nas atividades da organização.
- Um item é contabilizável quando medido em quantidade e valor em uma empresa e incluído nos registros contábeis.
Em um escritório, por exemplo, há uma série de materiais necessários para o dia a dia: canetas, grampeadores, computadores, resmas de papel, etiquetas etc. Há um controle sobre o uso de tais materiais. Quando uma quantidade sai do estoque, é preciso ter esse registro para futura reposição.
Administrar esse fluxo, ou seja, o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa, não é tarefa simples. Esse é o desafio da Admnistração de Materiais.
Administração de Materiais: é o processo que envolve planejar, coordenar e controlar as atividades vinculadas à compra, formação de estoques e consumo de materiais na organização.
Você poderia imaginar quais são os desafios da Administração de Materiais? Veja alguns deles a seguir:
- Comprar materiais de qualidade e com o menor custo possível.
- Garantir a disponibilidade dos materiais sempre que estes forem necessários.
- Evitar excesso de estoques, que representam custosdesnecessários.
- Armazenar adequadamente os materiais, evitando perdas, deterioração e garantindo que o material permanecerá em bom estado.
Momento de reflexão
Já pensou que todos nós somos, de certo modo, administradores de materiais?
Em sua vida diária, como se dá a administração de seus materiais? Nessa tarefa, como você se autoavalia: é organizado, cuidadoso, ou meio bagunçado?
Ao armazenar as compras na despensa da sua casa, você se preocupa em evitar perdas? Por exemplo, se você comprou um produto e já havia outro do mesmo tipo com data de validade mais próxima, você coloca aquele que vai vencer primeiro na frente, para usar primeiro? Outro exemplo: você armazena suas compras em local seco, longe de umidade oumofo?
Procura comprar garantindo que os produtos sejam de boa qualidade e, ao mesmo tempo, tenham um bom preço?
Controla o consumo dos itens que supõem tempo de validade para serem consumidos?
Em casa cada um faz de um jeito, mas... E nas organizações? Será que há diferenças com relação à organização dos materiais? Para responder a essa questão, analise o quadro a seguir:
| Organizações | Características |
|---|---|
| Indústrias | Em geral, compram diversos tipos de materiais, transformam materiais em produtos acabados, vendem os produtos. Por exemplo: indústrias que fazem calçados usando couro. |
| Comércios | Compram e revendem produtos acabados. Por exemplo: lojas que vendem sapatos. |
| Serviços | Em geral, utilizam materiais como apoio aotrabalho, em quantidades bem menores. Por exemplo: empresas de segurança usam botas específicas para o uniforme de seus empregados. |
Classificação de materiais
Você imagina a quantidade de materiais com que as empresas lidam diariamente? Algumas lidam com centenas, outras com milhares de materiais diferentes. É preciso organizar tudo isso.
Momento de reflexão
Como você organiza os materiais que compra (por exemplo, produtos de limpeza ou de farmácia)?
Quais os critérios que você utiliza?
Nas organizações, a primeira providência que se toma é classificar os materiais em grupos, que podem ser feitos em função de produção, valor, importância operacional, entre outros. Estas são as principais, mas você pode pesquisar outras formas de classificação em livros, internet – se tiver acesso – ou até mesmo conversando com especialistas da área de Administração de Materiais.
Veja algumas classificações a seguir.
Como são classificados os materiais de acordo com sua aplicação?
Os materiais podem ser classificados de acordo com a forma como vão ser aplicados na produção.
| Tipo de material | O que são? | Na produção de um móvel: madeira, tinta, pregos. |
|---|---|---|
| Matérias-primas | São os materiais básicos e insumos que fazem parte do processo de produção. | Na produção de um móvel: madeira, tinta, pregos. |
| Produtos em fabricação | São também chamados de materiais em processamento ou em elaboração. Estão sendo processados, mas ainda não estão acabados. | Numa indústria farmacêutica, o líquido que está no laboratório e vai ser transformado emremédio. |
| Produtos acabados | São aqueles que estão prontos para venda, o resultado do processo produtivo. | O móvel pronto para ir às lojas ou o remédio pronto para ser distribuído nas farmácias. |
Além dessa forma citada, existem muitas outras classificações de materiais como, por exemplo:
- Materiais de manutenção: são os materiais de consumo, utilizados em manutenção ou reparos de equipamentos ou de outros materiais. Por exemplo: se estivermos considerando a manutenção de uma máquina, o óleo seria um material demanutenção.
- Materiais improdutivos: são todos os materiais não incorporados ao produto fabricado. Por exemplo: estopas de limpeza para as peças de um carro, considerando-se uma montadora de automóveis.
- Materiais de consumo geral: são os materiais utilizados em diversos setores da organização. Por exemplo: um papel A4 pode ser utilizado em diversos setores, por diversos profissionais.
Os materiais também podem ser classificados de acordo com o valor de seu consumo anual. Veja, por exemplo, a tabela que mostra apenas dez dos materiais utilizados na produção de um determinado produto e o volume que é consumido em um ano de produção.
| Material | Preço unitário | Consumo anual em unidades | Valor do consumo anual em R$ | % sobre o valor total |
|---|---|---|---|---|
| P- 01 | 43,00 | 2.000 | 86.000,00 | 26,94% |
| P- 02 | 94,00 | 700 | 65.800,00 | 20,61% |
| P- 03 | 13,00 | 5.000 | 65.000,00 | 20,36% |
| P- 04 | 50,00 | 900 | 45.000,00 | 14,10% |
| P- 05 | 100,00 | 400 | 40.000,00 | 12,53% |
| P- 06 | 27,00 | 400 | 10.800,00 | 3,38% |
| P- 07 | 4,00 | 1.000 | 4.000,00 | 1,25% |
| P- 08 | 0,15 | 10.000 | 1.500,00 | 0,47% |
| P- 09 | 0,05 | 20.000 | 1.000,00 | 0,31% |
| P-10 | 0,01 | 10.000 | 100,00 | 0,03% |
| Valor do consumo total anual | 319.200,00 | 100% | ||
Repare que a última coluna retrata o percentual de custo de cada material sobre o valor total consumido no ano.
| Classe A | Grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens, que devem ser gerenciados com especial atenção. |
|---|---|
| Classe B | Grupo intermediário entre A e C. |
| Classe C | Grupo de menor valor de consumo e maior quantidade de itens. |
Repare, na tabela, que os três primeiros materiais participam com mais de 60% do custo de materiais, enquanto os três últimos representam menos de 1% do custo total.
Os materiais que representam o maior custo tornam-se estratégicos na organização e, por isso, merecem atenção especial, tanto na escolha do fornecedor como na negociação do preço.
De acordo com sua participação nos custos, os materiais podem ser divididos em três grupos:
Determinado material é imprescindível para o processo de produção? E para a qualidade final do produto? Por exemplo, em uma pequena fábrica de bijuterias, é possível produzir sem as imitações de pérolas? Mesmo sendo importantes, existem muitas alternativas disponíveis no mercado, ou há apenas um fornecedor e um produto?
Nesse sentido, podemos classificar os materiais da seguinte maneira:
| C1 | Materiais de pouca importância, com existência de similares. |
|---|---|
| C2 | Materiais de importância média, com ou sem similares. |
| C2 | Materiais de importância vital, sem similares. |
Pense no caso de um pequeno salão de beleza: um bonito prendedor de cabelos pode trazer um diferencial, mas é de pouca importância. Há muitos materiais semelhantes. Além disso, a própria cliente pode levar o material quando desejar um penteado especial. Portanto, é C1. Um gel para finalização de um penteado tem média importância. Afinal, é possível fazer o penteado sem ele e como há produtos similares, como cremes para finalização, pode ser considerado um C2. Agora imagine que um fabricante lançou uma tinta para cabelos que traz melhores resultados que as concorrentes, e é muito procurada pelos clientes. Por ser um produto novo, não há outro material que o substitua ainda. É, portanto, um C3.
Os materiais podem ser classificados ainda de outras maneiras, desde que sejam relevantes para o administrador. Os materiais podem ser classificados de acordo com a sua:
-
Perecibilidade – Refere-se amateriais que podem se estragar com o passar do tempo, ou até mesmo se tornar desnecessários após um período.
Você já foi a um show no qual o ingresso era 1 kg de alimento não perecível?
Valer-se dessa classificação é comum quando o objetivo é angariar materiais para uma campanha beneficente e é necessário juntar bastante coisa, durante um bom tempo, antes de enviar aos beneficiários.
- Periculosidade – É importante para a identificação de materiais como, por exemplo, produtos químicos e gases, que podem oferecer riscos à segurança. Essa classificação é importante para determinar normas de manuseio, transporte e armazenagem. Você notou que existe essa classificação no botijão de gás? Nos caminhões-tanque que transportam gasolina, há a classificação “inflamável”, indicando que o conteúdo poderá pegar fogo caso seja exposto a situações de risco, como, por exemplo, se o aquecimento do veículo for intenso.
Atividades básicas da administração de materiais
Agora que você já viu que existem diversas classificações de materiais, conheça as atividades básicas que fazem parte da Administração de Materiais.
- Compra:comprar os materiais necessários para as operações da organização.
- Recebimento: receber os materiais comprados, verificando se as entregas estão de acordo com o que foi pedido e em perfeito estado.
- Cadastramento: registrar todos os materiais que chegam à organização.
- Almoxarifado:guardar os materiais, garantindo que fiquem em perfeitas condições até serem usados.
- Gestão: gerenciar os estoques de materiais, garantindo que todos estejam disponíveis e em boas condições quando necessários.
- Inventário físico: fazer o controle dos materiais, verificando as quantidades compradas, as consumidas e aquelas que se mantêm em estoque, e se estão de acordo com os controles contábeis.
A codificação de materiais
Como identificar uma pessoa diante da imensa população brasileira? O que identifica você? Um documento? Um número, uma imagem? Certidão de nascimento, carteira de identidade, CPF, carteira de habilitação, carteira de trabalho... Na vida pessoal são tantos números, tantos documentos, tantos códigos.
Quando falamos de materiais, a situação não é diferente. Como, então, identificar a enorme quantidade de materiais que circulam numa organização de grande porte? Para isso, existem diversos tipos de codificação, similares à dos nossos documentos. Cada material ganha um código numérico pelo qual é identificado.
Existem vários métodos de codificação. A seguir, você verá um exemplo bastante utilizado.
| Detalhando o código | |
|---|---|
| 01 | Materiais de escritório |
| 004 | Canetas |
| 91 | Caneta tipo BIC |
| 3 | Dígito de segurança do próprio sistema, onde os materiais estão cadastrados |
O almoxarifado
O almoxarifado é o setor que cuida do armazenamento dos materiais.
Momento de reflexão
No início desta agenda, você respondeu à seguinte pergunta: ao armazenar as compras do mês na despensa da sua casa, você se preocupa em evitar perdas?
Agora pense: ao armazenar, você se preocupa em quantificar o que tem? Em prever daqui a quanto tempo precisará comprar novamente?
Agora você aprenderá quais são as responsabilidades de quem trabalha no almoxarifado, conhecendo as etapas de trabalho envolvidas.
Quais são as responsabilidades das pessoas que trabalham no almoxarifado?
As principais responsabilidades das pessoas do almoxarifado são:
- Receber, verificar a quantidade e a qualidade das mercadorias recebidas e registrar dados manualmente ou usando computadores.
- Estocar e movimentar adequadamente os materiais.
- Evitar divergências na contagem de materiais, geradas pela perda de controle das quantidades.
- Assegurar que o material necessário esteja disponível quando for preciso e na quantidade correta.
- Evitar perdas, roubos ou deterioração.
Atenção!
Um almoxarifado projetado de maneira inteligente tem duas qualidades essenciais:
- Aproveita ao máximo o espaço de armazenagem.
- Reduz ao mínimo a distância de transporte das cargas de um ponto a outro dentro da organização. Isso reduz custos e dá velocidade à produção.
Etapas de trabalho
Para dar conta das responsabilidades, as pessoas que trabalham no setor de almoxarifado atuam em três etapas diferentes, as quais compreendem diferentes atividades:
Recebimento de material
- Receber o material do fornecedor
- Verificar se a entrega está de acordo com o pedido, em termos de características dos itens e quantidade enviada
- Verificar se foram entregues na qualidade acertada e se estão em perfeitas condições para uso
- Assinar documento de recebimento, caso as verificações de qualidade e quantidade sejam aprovadas
Armazenamento
- Verificar as condições de embalagem e proteção dos materiais e checar se estão em condições de serem armazenados
- Identificar os materiais de acordo com o sistema de codificação da organização
- Guardar os materiais no local adequado
- Registrar no programa de controle a localização física dos materiais
- Verificar periodicamente se os materiais estão protegidos e guardados em perfeitas condições
- Separar os materiais para entrega ou distribuição
Expedição
- Analisar e aprovar as requisições de material
- Entregar os materiais solicitados
- Apenas empregados formalmente autorizados pela organização podem manipular o almoxarifado.
- Os materiais não devem entrar no almoxarifado se não estiverem acompanhados da nota fiscal de compra, que é dirigida à Contabilidade da empresa.
- A saída de materiais só pode acontecer mediante apresentação de uma requisição assinada por pessoa responsável.
Inventário físico
Inventário físico é a atividade de controle de materiais em que se recontam as quantidades compradas, as consumidas e aquelas que se mantêm em estoque, verificando se estão de acordo com os controles contábeis.
Entenda o que é Logística
Como você viu até agora, para que produtos sejam produzidos e serviços sejam prestados, existe um grande fluxo de materiais, equipamentos e informações, que precisam estar disponíveis e serem manipulados nos momentos certos, exigindo uma gestão complexa, baseada em estudos, análises e controles. A gestão desses fluxos dentro das organizações é conhecido como logística.
Logística é o processo de planejar, implementar e controlar procedimentos para uma gestão eficiente e efetiva do transporte e armazenamento de bens incluindo serviços, e as informações a eles relacionadas, do ponto de origem até o ponto de consumo, de modo a atender às demandas dos consumidores.
Essa área cuida da execução de processos de planejamento, procedimentos e controles de programação dos seguintes itens:
- Produção de bens e serviços.
- Manutenção de máquinas e equipamentos.
- Compras.
- Recebimento e armazenamento, movimentação, expedição e distribuição de materiais e produtos.
Armazenamento, distribuição e transporte são as atividades estratégicas da Logística.
Tudo isso utilizando tecnologias de informação pertinentes, com o objetivo de atingir o máximo de eficiência, economia, agilidade e transparência.