A administração de estoques
Este texto-base traz os seguintes temas para você:
O que é um estoque?
Como você viu na unidade anterior, a organização lida com uma quantidade muito grande de materiais no seu sistema de produção. Essa diversidade de materiais é fundamental para a produção fluir.
Você estudou também que esses materiais devem estar disponíveis no momento em que são necessários, de modo que a produção não seja interrompida. As lojas vivem uma situação semelhante: precisam ter produtos estocados para atender os clientes, caso contrário, o fluxo das vendas para.
Você vai poder analisar o que aconteceu com a loja Pedro Esporte e Malhação, entendendo melhor o que é estoque e estudando os conceitos a ele relacionados.
Para garantir o fluxo de produção, é imprescindível ter uma certa quantidade de materiais/produtos disponíveis, inclusive uma quantidade extra, para evitar faltas. Essa quantidade extra de material é chamada de estoque.
Estoque é o conjunto de materiais que uma organização compra e armazena, para suprir as futuras necessidades de produção. A empresa compra uma quantidade de materiais proporcional ao volume de produtos que pretende produzir ou vender.
Mas é preciso não se perder nas contas, pois os estoques representam um investimento significativo.
Os estoques são classificados da mesma forma que os materiais: a organização pode ter estoques de matérias-primas, de materiais em processamento, de produtos acabados e assim por diante.
Por que os estoques são importantes?
- Garantem a disponibilidade dos materiais. Isso evita que a organização tenha que parar a produção por conta de atrasos de fornecedores ou em períodos em que falta algum material ou produto.
- Proporcionam economias. A organização pode comprar quantidades maiores, negociar um preço melhor, ou até aproveitar oportunidades oferecidas por fornecedores.
- Garantem certa flexibilidade à produção, dando cobertura a possíveis erros de planejamento ou aumentos inesperados de vendas.
No entanto, os estoques também representam problemas para a organização. Quando a organização compra produtos ou materiais para seus estoques, tem que pagar por eles. Para isso, precisa retirar do banco um dinheiro que poderia ficar aplicado, rendendo juros, ou fazer um empréstimo.
Os estoques, por outro lado, só se transformarão em dinheiro quando virarem produtos acabados (se são materiais) e forem vendidos.
Por isso, a organização precisa encontrar o ponto ideal de estoques, para poder usufruir de seus benefícios, mas sem ter custos desnecessários. Ou seja, é preciso ter estoque suficiente para cobrir as demandas, ao mesmo tempo em que é preciso ter somente o volume de estoque necessário pelo menor tempo possível. Caso contrário, enquanto há estoque parado desnecessariamente, a organização está deixando de ganhar dinheiro.
Você no comando
Você acha que uma fábrica de refrigerantes precisa de estoque de segurança?
A fábula da cigarra e da formiga aborda as vantagens do estoque. Nela, a cigarra, que passa o verão cantando, sofre no inverno por não ter estocado o suficiente. Já a formiga, que passa o ano todo estocando alimentos no formigueiro, enfrenta o inverno com tranquilidade e conforto.
Planejando o volume de estoque
Que situação a do sr. Pedro! Se ele não tivesse providenciado um estoque de produtos verde-amarelos, poderia ter prejudicado as vendas, por conta da demanda dos consumidores para a Copa do Mundo – rumo ao hexacampeonato. Por outro lado, o estoque excessivo, planejado sem levar em conta os riscos, provocou desperdício de dinheiro e perdas financeiras.
Estoque de segurança é o estoque que a organização mantém para atender a uma possível explosão de vendas de um produto – por exemplo, um vestido que uma atriz aparece usando numa novela.
Para evitar os extremos, existem alguns métodos que ajudam a definir o nível ideal de estoques e procuram responder a três grandes desafios:
- Quais materiais/produtos devem ser estocados?
- Que quantidade de cada material/produto deve ser comprada?
- A que nível mínimo se deve chegar no volume de estoque de cada material/produto para fazer um novo pedido?
Veja agora, com mais detalhes, cada um desses métodos:
É o mais simples de todos. Trata-se de comprar o mesmo volume de materiais consumido no período anterior – mês, trimestre etc., ou seja, o período definido de produção.
Se a empresa estiver num período de crescimento de vendas ou de produção, é comum que compre uma quantidade maior do que a do período anterior, já prevendo o crescimento de vendas do período seguinte e a sazonalidade.
Compare as situações:
Marcelo trabalha numa loja de ferragens, e sua demanda é muito estável. Por isso, a cada início de mês, ele faz os mesmos pedidos aos seus fornecedores, que entregam cerca de quinze dias depois.
Já Elias trabalha numa loja de sorvetes, e está chegando o verão. No mês de novembro, as vendas aumentaram de 200 para 300l, o que representou um aumento de 50%. Para o mês de dezembro, ele vai encomendar 450l, porque acredita que as vendas continuarão aumentando nessa proporção, até o fim do verão.
Sazonalidade é o efeito do aumento das vendas de um produto ou serviço devido à época do ano. Por exemplo:
- O consumo de cerveja, refrigerante e sorvete aumenta no verão.
- A procura por pacotes turísticos aumenta nas férias.
- A compra de casacos aumenta no inverno.
É bastante parecido com o método do consumo do último período, já apresentado, porém calcula-se a média dos materiais comprados ou gastos em vários períodos anteriores, em vez de apenas no último período.
Exemplo: as vendas de parafusos na loja de Marcelo apresentaram o seguinte comportamento de vendas nos últmos cinco meses:
| 1 | 10.000 |
| 2 | 9.000 |
| 3 | 11.500 |
| 4 | 10.500 |
| 5 | 10.400 |
Observando esses números, ele decide comprar a média de produtos vendidos nos últimos cinco meses, de modo a não ficar limitado, em termos de informação, ao volume de vendas do mês imediatamente anterior.
Este método é o mais complexo, pois dá pesos diferentes aos períodos. Se o período é mais recente, o peso é maior. Se o período é mais antigo, o peso é menor. Parece complexo? Então, veja o exemplo a seguir:
Marcelo percebeu que, na verdade, as vendas de parafusos não são estáveis ao longo de todos os meses. Elas podem sofrer variações, mas o volume vendido costuma ficar mais próximo do volume dos meses imediatamente anteriores. Por isso, para calcular seu estoque, ele resolveu continuar comprando a média do volume vendido nos últimos meses, só que dando mais importância (peso) aos meses mais recentes. Veja a conta abaixo:
| Mês | Unidades vendidas | Peso | Unidades x Peso |
|---|---|---|---|
| 1 | 10.000 | 1 | 10.000 x 1 = 10.000 |
| 2 | 9.000 | 2 | 9.000 x 2 = 18.000 |
| 3 | 11.500 | 3 | 11.500 x 3 = 34.500 |
| 4 | 10.500 | 4 | 10.500 x 4 = 42.000 |
| 5 | 10.400 | 5 | 10.400 x 5 = 52.000 |
Somando os valores encontrados, o total é 156.500. Dividindo esse valor por 15, que é o total de pesos dados aos valores, a conta fica assim:
156.500/15 = 10.433
Entenda o que é "Just in time"
A partir de 1950, as indústrias de automóvel europeias e americanas passaram a enfrentar a concorrência das montadoras japonesas, que trouxeram novos métodos de produção. O sistema japonês trouxe grandes avanços e melhorias ao método ocidental.
O método se desenvolveu, inicialmente, na fábrica da Toyota, liderado pelo engenheiro Taiichi Ono. Por isso, fala-se até hoje no Sistema Toyota de produção - ou toyotismo - para referir-se às técnicas desenvolvidas nessa época.
Explicar com detalhes o modelo japonês foge aos objetivos deste curso. Mas vale destacar que, nesse modelo, os estoques são reduzidos a quase zero.
Assim, os materiais são encomendados (ou comprados) quando há demanda, e chegam à fábrica no momento em que precisam ser usados."Just in time", numa tradução livre do inglês, significa "Na hora exata".
Esse modelo também é importante para reduzir a área de armazenagem, e isso é particularmente valorizado no Japão. Sabe por quê? Poruq eé um país formado por ilhas, com uma área geográfica muito pequena (23 vezes menor que o Braisl).
O setor de compras
Toda organização precisa abastecer-se de materiais e, para isso, precisa contar com um setor de compras.
Em uma organização, o setor de compras cuida de todo o processo de aquisição de materiais que envolve: pesquisar fornecedores, negociar preços e condições de pagamento com os fornecedores, acompanhar o pedido, receber as compras.
Conheça, a seguir, o processo de compras. Mas atenção: aqui ele é explicado de forma genérica, já que cada empresa estrutura esse setor conforme suas próprias necessidades.
Fluxo de um processo de compras
Ordem de compra
- Primeiro, o setor de compras recebe do setor ou funcionário responsável um documento, chamado ordem de compra.
- Daí, planeja as suas atividades para atender às ordens de compra recebidas e providenciar o necessário.
A empresa detecta uma necessidade de compra e então acontece o seguinte processo:
Para cada material/produto o setor de compras deve manter um cadastro de fornecedores, assim como um histórico de cada compra, para facilitar a pesquisa e a seleção de futuros fornecedores.
Pesquisa e seleção de fornecedores
-
Uma das tarefas do setor de compras é pesquisar e selecionar fornecedores de materiais/produtos.
Alguns critérios usados para escolher bons fornecedores são: nível de qualificação técnica; qualidade
do produto ou serviço. pontualidade na entrega; qualidade no atendimento; preço e condições de
pagamento
Contratação de fornecedor
-
É comum o setor de compras fazer o pedido aos fornecedores via internet, para agilizar o processo. Mas
é sempre importante estabelecer um contrato, deixando claras as obrigações e direitos de cada parte.
Controle do recebimento
-
Ao receber a entrega enviada pelo fornecedore, o setor de compras faz o seguinte controle:
- Confere se tudo o que foi encomendado chegou do jeito certo: especificação, quantidade, qualidade, condições de uso, etc.
- Se tudo estiver em ordem, o setor libera a entrega conferida para o estoque.
O ciclo de compras que você acabou de conhecer vem sendo compreendido como algo muito mais abrangente. É o que se chama de cadeia de suprimentos.
A cadeia de suprimentos
Tradicionalmente, os fornecedores eram encarados como um grupo externo, desvinculado da organização compradora.
Atualmente, a organização tende a funcionar como um sistema aberto, no qual todos atuam em parceria, com um objetivo final: oferecer qualidade e valor ao cliente final.
Para que uma grande partida de futebol aconteça, não bastam apenas os craques. É preciso um time unido, capaz de agir com o objetivo de vencer; um bom técnico, para armar as jogadas; um bom médico, para avaliar se os jogadores realmente estão preparados para enfrentar o tempo de jogo; uma torcida capaz de motivar a equipe lá no gramado.
O mesmo acontece na cadeia de suprimentos. Dá-se o nome de gestão da cadeia de suprimentos ao processo global que envolve toda a linha de produção: produtor, distribuidor, cliente, fornecedor... Cada um desempenhando um importante papel, assim como os jogadores, o técnico, o médico e a torcida do time de futebol. Todos agindo e compartilhando informações com o objetivo único de ser mais eficiente e eficaz. Mas você sabia que isso nem sempre foi assim? Compare como era antes e como é hoje:
| Ontem |
Hoje É a atual gestão da cadeia de suprimentos, conhecida como “Supply Chain Management”, em inglês. |
|---|---|
| As empresas estabeleciam relações de curto prazo com os fornecedores. | As empresas estabelecem relações de longo prazo com os fornecedores, trabalhando com eles de maneira integrada. |
| As empresas faziam pedidos isolados ao fornecedor, que não tinha uma visão global dos objetivos delas. | Fornecedor e empresa trabalham juntos, desenvolvendo projetos com foco no cliente final. |
| A empresa fazia negociação com o objetivo de estimular a competição entre fornecedores e reduzir ao máximo as margens de lucro deles. | A negociação tem como objetivo trazer benefícios para os dois lados, uma vez que é interesse da empresa ter fornecedores de qualidade, que trabalhem com base em parceria. |
Você no comando
Como se dá o processo de compras da empresa em que você trabalha? A empresa tem uma visão moderna ou está baseada em padrões anteriores?
Pense, converse comamigos e colegas sobre a realidade das empresas em que eles trabalham.