TIPOS DE PLANEJAMENTO
Este texto-base aborda os seguintes temas:
Imagine que o proprietário de um restaurante passou a vida inteira focado em atender os clientes. Quem ia pensar no futuro do negócio? Fazer o atendimento ao cliente é fundamental, mas pensar no futuro do negócio também é.
Há um tipo de trabalho que se relaciona com as operações do dia a dia: é o chamado trabalho operacional. Num restaurante, são exemplos desse tipo de trabalho:
Como há muitas tarefas a serem feitas no cotidiano, é importante que o trabalho operacional seja bem planejado.
O que se faz no dia a dia é consequência de um planejamento que estuda a organização de forma ampla, ou seja, olhando para ela com certa distância e perguntando:
- O que fazer ou continuar fazendo para melhorar?
- O que se quer alcançar nos próximos anos?
Então, imagine a seguinte situação:
Após alguns meses de funcionamento do restaurante Doce Refeição (e sem grandes resultados), o proprietário Paulo resolveu parar e analisar a situação. Pensou no que almeja para o futuro da organização: um restaurante que dê lucro e com clientes que voltem sempre. Então, analisou a situação e o contexto atuais, e, com a ajuda de sua equipe, definiu os seguintes objetivos:
- Precisamos melhorar a eficiência operacional, reduzindo custos.
- Precisamos aumentar a satisfação da clientela com o local.
- Precisamos aumentar o faturamento mensal.
Esses são exemplos de objetivos estratégicos porque são metas que contribuem para que se alcance o futuro desejado para a empresa. Reduzir custos e aumentar o faturamento mensal contribui para o aumento do lucro do restaurante. Aumentar a satisfação dos clientes pode fazer com que eles retornem ao estabelecimento.
As duas dimensões – estratégica e operacional – são importantíssimas. Imagine uma organização na qual o atendimento do dia a dia é maravilhoso, mas os sócios nunca pensam no futuro. Imagine uma organização na qual os sócios vivem planejando o futuro, mas cada atendente faz o que quer, e de um jeito diferente.
O trabalho operacional tem que estar afinado com o planejamento mais amplo, os objetivos estratégicos da organização.
Entre os objetivos estratégicos e o planejamento do trabalho operacional, há um elo de ligação: o planejamento tático.
O planejamento tático traduz os objetivos estratégicos amplos em objetivos e planos específicos, que dizem respeito a cada área da organização.
Por exemplo, suponha que Cláudia, responsável pela área administrativa do restaurante de Paulo, tenha definido algo assim:
Pessoal, esses são os objetivos para o departamento administrativo:
Precisamos estruturar o serviço de venda em domicílio, para aumentar o lucro.
Precisamos reestruturar a rede de fornecedores para melhorar a qualidade dos produtos, atender ao novo cardápio e reduzir custos.
Precisamos estruturar a venda de sorvetes, para aumentar a satisfação dos clientes.
Precisamos reformular a área de estoques, para diminuir o desperdício e reduzir custos.
Cada um desses objetivos deverá ser direcionado à sua área correspondente. Por exemplo, o objetivo “Reformular a área de estoque” certamente deverá ser executado por quem trabalha no setor de estoque do restaurante – que faz parte da área operacional. Por conta disso, o planejamento tático especifica os objetivos estratégicos e direciona-os aos departamentos e setores da organização.
Você viu que Paulo fez o planejamento estratégico e que se desdobrou no planejamento tático de Cláudia, que foi encaminhado para os setores responsáveis por cada objetivo. Agora, chegamos no planejamento operacional, em que será definido o que vai ser feito no dia a dia. A partir dos objetivos definidos pelo departamento administrativo, já se sabe que uma das novas atividades será estruturar a venda de sorvetes. Assim, é criada uma lista de coisas que precisam acontecer. Veja o que Fernanda, funcionária selecionada para acompanhar essa demanda, vai fazer:
Segundas-feiras
Confirmar pedido da semana com fornecedor.
Quintas-feiras
Receber a entrega do pedido realizado ao fornecedor, na parte da manhã:
4 caixas de chocolate, 4 caixas de creme,
3 caixas de morango, 2 caixas de flocos,
1 caixa de coco e 1 caixa de limão.
Estocar as caixas de sorvete no freezer do depósito.
Levar uma caixa de cada sabor para o freezer da cozinha.
Enviar nota fiscal da compra de sorvete para o departamento de contas a pagar, com autorização para pagamento.
Todos os dias, no final do expediente
Registrar a quantidade vendida de cada sabor e a quantidade do produto em estoque.
Você viu que o planejamento tático estabelece uma ligação entre o planejamento estratégico e o trabalho operacional. Você se lembra do esquema que viu no início deste material? Veja-o novamente, dessa vez com especificações do que é feito em cada tipo de planejamento:
Agora que você já conhece os tipos de planejamento de uma organização, assista ao vídeo que apresenta as perspectivas de alguns estudantes sobre o futuro, tratando do planejamento estratégico, tático e operacional da escola em que estudam.
Em geral, o planejamento de uma organização é elaborado em reuniões, das quais participam:
Na administração de hoje, destaca-se a importância de o planejamento envolver as pessoas-chave da organização, pois isso permite uma visão mais ampla da situação e gera compromisso com o documento elaborado.
As organizações e as pessoas que sabem trabalhar em equipe e compartilhar informações se sobressaem. É importante também que a pessoa cujo trabalho seja afetado por alguma decisão do planejamento estratégico conheça exatamente o que foi definido e o motivo dessa decisão.
Alguns administradores usam instrumentos voltados a garantir maior participação, objetividade e transparência nos processos coletivos de planejamento, como, por exemplo:
- Dinâmicas de grupo
- Oficinas de trabalho
- Trabalhos em grupo
- Sessões plenárias
Você já ouviu alguém dizer que o mundo vem mudando de uma forma ainda mais acelerada do que em todas as épocas anteriores? Estamos na Sociedade do Conhecimento, que é caracterizada por:
1. Alta velocidade na produção e circulação de informações.
2. Ligação direta entre trabalho, aprendizagem e cidadania (para permanecer no mercado de trabalho e até mesmo para ser um cidadão completo, exercendo seus direitos e deveres, é preciso aprender continuamente).
3. Existência das tecnologias digitais, que mudam a forma de organizar o conhecimento, a maneira de nos comunicarmos com os demais e até o modo de pensar e de aprender.
“A única coisa permanente é a mudança.”
Parece que essa frase se refere à Sociedade do Conhecimento, não é? Quem falou isso foi o filósofo grego Heráclito, que viveu em Éfeso a cerca de 500 anos antes de Cristo. Se na época dele já era assim, imagine agora!
Se as organizações não se adaptarem às necessidades de uma realidade que muda muito rapidamente, poderão ser superadas pelos concorrentes ou perder a sua razão de existência
Isso tem exigido um planejamento que considere a agilidade e a flexibilidade da organização para se adaptar ao ambiente.
Imagine, por exemplo, a situação a seguir:
No horário nobre do canal de televisão de maior audiência do país, uma empresa de telefonia anuncia uma promoção:
"Os clientes podem fazer ligações para vários estados do Brasil com as menores tarifas do mercado."
Então, no dia seguinte, no mesmo horário nobre, uma empresa concorrente “responde” a essa promoção com uma oferta ainda mais atraente. Você consegue imaginar tudo o que precisou acontecer dentro da organização concorrente para que esse anúncio fosse veiculado? Certamente a concorrente precisou, talvez num único dia:
- Avaliar o impacto da promoção anunciada pelo concorrente;
- Encontrar uma oferta alternativa ainda mais atraente para o consumidor;
- Avaliar se essa alternativa seria viável financeiramente para a empresa (ela tem condições de oferecer a promoção ou pode ter prejuízo?);
- Acionar a agência de propaganda para criar o anúncio;
- Aprovar o anúncio e confirmar o espaço da TV.
Será que isso poderia ocorrer com tanta rapidez numa organização burocrática, cheia de níveis hierárquicos de autoridade? Imagine só: ter que falar com o chefe, com o chefe do chefe, com o diretor... e se ele estivesse viajando ou fora da empresa? O que fazer? Quantos dias seriam necessários? Adeus, novos clientes.
As organizações flexíveis se organizam por projetos. São constituídas equipes de trabalho conforme a necessidade. Para isso, as pessoas também precisam:
- Ser flexíveis;
- Ter versatilidade;
- Ter capacidade de aprender coisas novas.
Explicando dessa forma, parece que todas as organizações podem fazer isso com facilidade, mas não é bem assim. Sair de um modelo de empresa rígido e tradicional para outro flexível e com condições de se adaptar ao ambiente exige da organização grande capacidade de mudança.
Tudo isso tem a ver com... planejamento! O planejamento volta-se às relações entre o ambiente externo e a organização. Todos os níveis de planejamento devem ter como foco o atendimento das necessidades e desejos dos clientes.
Só é capaz de mudar de forma eficaz quem tem um bom planejamento.