Este texto-base aborda os seguintes temas:

Como você já sabe, as organizações dividem suas atribuições em várias áreas, também chamadas de departamentos, para desenvolver suas atividades com mais eficiência. Veja alguns exemplos:

Produção

Marketing

Vendas

Administração e Finanças

Recursos Humanos

Os planos táticos são normalmente desenvolvidos para os departamentos ou divisões das empresas, por exemplo:

As políticas são planos táticos que representam guias de ações para os funcionários de determinada área, dando um norte, uma orientação, para as atitudes e tomadas de decisão.

Por que é importante definir políticas em cada departamento?

• Elas ajudam a manter as ações das pessoas alinhadas com os objetivos do departamento e da organização, fazendo com que todos façam escolhas e julgamentos semelhantes quando passam pela mesma situação;
• Ajudam a preservar a identidade da organização e a uniformidade no trabalho;
• Elas estabelecem limites de autonomia. Por exemplo, a política de descontos pode definir que um vendedor é livre para dar descontos de até 5% ao cliente sem consultar os superiores.

As políticas não são imutáveis: ao contrário, devem ser questionadas e revistas sempre que necessário, para se adaptar às demandas dos clientes e melhorar cada vez mais o trabalho da organização.

Veja a seguir exemplos de políticas:

Na vida pessoal, a rotina pode se tornar repetitiva e às vezes é bom fazer as coisas de forma diferente. Mas, nas organizações, estabelecer certos procedimentos e rotinas é muito necessário. Eles determinam de maneira detalhada como cumprir uma tarefa estabelecida. Precisam ser escritos de forma simples, para ser perfeitamente compreendidos por aqueles que devem utilizá-los e implementá-los. Então, conheça o conceito de procedimento:

Procedimentos definidos são importantes porque:

• Ajudam a dirigir todas as atividades, uniformizando padrões de trabalho;
• Dispensam a necessidade de verificações, dando certa margem de autonomia de trabalho aos empregados de níveis hierárquicos mais baixos;
• Evitam o chamado “retrabalho” de ter que explicar tudo cada vez que algo precisa ser feito.

Usualmente, os procedimentos são apresentados em forma de fluxogramas, gráficos que representam uma sequência de ações ou rotinas. O fluxograma a seguir, por exemplo, descreve um processo simples referente à troca de uma luminária. Observe:

Programas

Programas são planos detalhados que contêm atividades que devem ser executadas e tempos ou prazos para cada uma delas. Podem variar de formatos simples, como calendários, até cronogramas de produção, utilizando computadores. Conheça a seguir os principais tipos de programas:

Orçamentos

Orçamentos são planos operacionais que relacionam necessidades de recursos financeiros com períodos de tempo e atividades a desempenhar. Veja um exemplo de orçamento no nível operacional a seguir:

É importante destacar que um departamento de uma organização pode ter um orçamento que é a reunião de vários orçamentos menores, um de cada área que o compõe. Da mesma forma, o orçamento da organização é o resultado da reunião dos orçamentos de cada departamento.

Os orçamentos dos diferentes departamentos da organização, por outro lado, devem ser aprovados pela alta direção da empresa, e são consolidados de modo a constituir o orçamento global da organização. O orçamento global é projetado para o ano todo e é aprovado e preestabelecido dois ou três meses antes do ano iniciar-se.

Regulamentos

Os regulamentos referem-se ao comportamento esperado das pessoas na organização. Definem o que as pessoas podem ou não podem fazer e como devem comportar-se em diferentes situações.

É comum que, nas empresas, existam regulamentos referentes a comportamento no ambiente de trabalho, normas de segurança e saúde ocupacional, além de prevenção a acidentes de trabalho, entre outros.