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A ESTRUTURA DA

ORGANIZAÇÃO

imagem em forma de organograma representando a estrutura da organização

Este texto-base aborda os seguintes temas. Clique para navegar.

Pensando na estrutura...
Os tipos de departamentalização
O organograma das organizações
Administração com foco no cliente
A horizontalização do organograma
Pensando na estrutura...

Ao lembrar de organizações que fazem parte da sua rotina, você deve ter reparado que a maioria delas apresenta divisão de trabalho e funções, não é mesmo? O funcionário que faz o atendimento não é o encarregado pela aquisição de materiais utilizados, e assim por diante. A divisão das atividades é importante, porque para que uma organização exista e realize bem todas as suas atividades é necessário muito trabalho, mais do que uma única pessoa seria capaz de realizar.

Para que as atividades sejam feitas de modo mais eficiente, são definidos responsáveis por cada tipo de ação em um processo chamado departamentalização, ou seja, a subdivisão do trabalho da organização em unidades menores, chamadas departamentos.

Departamento
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Departamento

Subdivisão de uma organização administrativa responsável por gerenciar e realizar determinadas atribuições.

É comum vermos críticas às estruturas muito grandes ou rígidas, tendo em conta a burocratização que podem causar quando há muitos níveis hierárquicos entre aqueles que realizam as ações-fim do negócio (operação) e aqueles que direcionam, gerenciam e coordenam as atividades da empresa.

Momento de Reflexão

Escolha uma atividade da sua rotina que seja realizada em prol de um grupo. Agora reflita: você e seu grupo costumam dividir quais tarefas devem ser realizadas por cada integrante? Por quê? E como vocês decidem quem deve realizar cada atividade?

Veja, na prática, como funciona a estrutura de departamentos de um time de futebol profissional.
imagem de uma mulher e dois rapazes digitando em um notebook sobre uma mesa de escritório

Em pequenas empresas, é comum que os profissionais sejam “generalistas”, ou seja, saibam fazer um pouco de tudo. Por exemplo, o diretor comercial também assume as funções de diretor de Marketing, o diretor de produção é responsável pela compra de materiais e manutenção de estoques, e assim por diante.

Nesses casos, uma equipe enxuta é suficiente para realizar todas as atividades necessárias à existência da empresa.

Mas, à medida que a organização aumenta de tamanho, tornam-se necessárias pessoas para desempenhar funções especializadas, ou seja, profissionais que conhecem a fundo cada atividade. Vamos encontrar, por exemplo, um diretor de Marketing, que ficará encarregado apenas de atividades e funções de Marketing, e que conta com uma equipe de profissionais especializados nessa área. Essa é a especialização do trabalho.

imagem de um ambiente de trabalho de um escritório

Por outro lado, à medida que a organização cresce e acontece a especialização, corre-se o risco de tornar o trabalho mais burocrático e, por isso, mais lento. Outro risco é dos diferentes grupos se isolarem e passarem a trabalhar de maneira autônoma. Quando isso ocorre, não é bom para a organização, pois é fundamental que todos trabalhem de maneira integrada para realizar o objetivo comum, que é concretizar o planejamento estratégico.

Os tipos de departamentalização

Você já sabe que é preciso dividir tarefas e responsabilidades nas organizações. A questão agora é: como fazer isso?

Existem várias maneiras de fazer a departamentalização:

DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL

A departamentalização funcional é a mais conhecida de todas: é feita a partir da função ou tipo de trabalho a realizar na organização, e do conjunto de competências (habilidades, conhecimentos, valores e atitudes) que essa função exige.

Veja um exemplo de departamentos que existem nas organizações que optam pela departamentalização por função, bem como as possíveis atividades que eles realizam.


Departamento
Financeiro
1. Departamento Financeiro

Controla as entradas e saídas de caixa, fazendo a gestão dos recursos financeiros da organização. Aplica os recursos disponíveis na conta corrente da empresa, aprova despesas solicitadas por outros departamentos, efetua pagamentos de contas, interage com a Contabilidade na preparação ou aprovação dos demonstrativos financeiros.

Agora, veja o exemplo a seguir:

Nessa situação, veja que uma mesma informação resulta em percepções diferentes dependendo do departamento que a analisa: para o RH, ocorre a preocupação com o horário de chegada dos funcionários; para o marketing, pode ser uma boa oportunidade de atrair a atenção dos consumidores. Ambas as percepções são importantes para o funcionamento da empresa, e a divisão em departamentos permite que as equipes foquem suas atenções no que fazem de melhor.

imagem de uma mulher digitando em um notebook e conversando com um rapaz

As funções se dividem em dois tipos: funções de linha e funções de assessoria.

1. FUNÇÕES DE LINHA
2. FUNÇÕES DE ASSESSORIA
Funções de linha:

Diretamente ligadas ao fornecimento de bens e serviços aos clientes. Exemplos: o departamento comercial e o departamento de produção.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO

Quando a organização cresce e diversifica as suas atividades, pode optar pela departamentalização por produto. Isso acontece porque os departamentos funcionais podem ter dificuldade em entender e lidar com uma quantidade muito grande de produtos. Assim, as funções relativas a cada produto são centralizadas em uma unidade.

Nessa estrutura, os responsáveis pelas áreas funcionais reportam-se ao gerente, diretor ou presidente daquela unidade do produto.

imagem dos representantes de uma empresa falando sobre investimentos
DEPARTAMENTALIZAÇÃO GEOGRÁFICA
imagem de uma funcionária conversando sobre a produção de um novo produto

Na departamentalização geográfica, a divisão pode acontecer a partir de cidades, estados, regiões ou países. Nesse caso, as áreas funcionais ficam subordinadas ao presidente ou diretor responsável por aquela área geográfica.

imagem de dois estudantes planejando uma viagem com crédito aprovado pelo banco
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTE

A departamentalização por cliente é muito comum em bancos, onde há setores especializados para pessoa física, pessoa jurídica, grandes contas etc.

Muitas universidades optam pela departamentalização por clientes, tendo unidades totalmente independentes para graduação, pós-graduação e extensão.

Organizações matriciais

A organização matricial é uma combinação entre departamentalização funcional e alguma outra forma de divisão (por exemplo, por produtos, por clientes etc.). Por exemplo, veja o caso do gerente de Marketing que atua na divisão de embutidos de uma grande empresa de produtos alimentícios. Ele responde tanto ao diretor de Marketing da organização quanto ao diretor da divisão de embutidos.

imagem de uma mulher conversando com um rapaz sobre o plano de vendas
Organizações por projetos

A Organização por Projetos é uma departamentalização temporária por produto. Requer uma estrutura organizacional flexível e mutável, e é particularmente indicada para situações em que o empreendimento é muito grande e tecnicamente complexo, por exemplo, indústria de construção e atividades de pesquisa e desenvolvimento.

A vantagem desse modelo é permitir um alto grau de flexibilidade e integração entre os departamentos. O ponto negativo é a falta de uma unidade de comando, que pode gerar conflitos e disputas pelo poder.

No vídeo a seguir, conheça uma agência de publicidade que trabalha com a organização por projetos.
O organograma das organizações

Uma organização dificilmente funcionará bem sem uma divisão de poder ou autoridade. É importante que exista uma direção na empresa, que assume as responsabilidades, tome decisões e dê direcionamentos para o trabalho das pessoas, conduzindo a organização na realização dos objetivos estratégicos.

O organograma é um diagrama que apresenta as relações de funções, departamentos e indivíduos dentro de uma organização. Nele podemos ver:

  • As relações de hierarquia e subordinação na organização;
  • A divisão do trabalho dentro da organização.

Veja, a seguir, um exemplo de organograma:

imagem de um organograma
A estrutura organizacional na administração contemporânea

No modelo burocrático de organização, o organograma estava acima de tudo e regulava todas as atividades. A comunicação entre as “caixas” do organograma só acontecia entre níveis diretamente ligados. Era praticamente impossível, por exemplo, um diretor da empresa receber sugestões de um operário.

Além disso, o organograma tinha muitos níveis hierárquicos, com divisões, subdivisões, chefes e subchefes. A estrutura formal existia para controlar as pessoas.

As organizações com foco no futuro não estão preocupadas em controlar os funcionários nem querem pessoas que só cumpram o que mandam fazer. Querem pessoas proativas, com capacidade de agir depressa para responder às mudanças do mercado.

Assim, surgem novos modelos de estrutura organizacional, em contraposição à organização burocrática tradicional, como a que está desenhada no organograma que você viu anteriormente.

As “caixinhas” do organograma da Administração tradicional vão desaparecendo, e o exercício do poder passa a se caracterizar pela competência e habilidade para administrar recursos, processos e pessoas, através de cargos fortalecidos com mais autonomia e poder para decisões.

imagem de um organograma

Observe agora as principais diferenças existentes entre a gestão tradicional e a gestão contemporânea.

Na organização tradicional Na organização contemporânea
Responsabilidades e cargos As pessoas que ocupam os cargos têm responsabilidades limitadas, bem definidas e fixas. É comum ouvir: “Não faço isso porque não é minha função”, “Não fui contratado para isso” ou “Não se meta no meu serviço”. Quem ocupa cada cargo tem responsabilidades mais amplas, que podem mudar de acordo com a necessidade da organização. Os cargos não são estáticos. As pessoas podem se unir para trabalhar em um projeto, mudando a abrangência de suas funções.

Tarefas específicas

 Existem tarefas a ser realizadas pelos funcionários, conforme seu setor ou departamento. Os projetos são realizados por pessoas que pertencem a diferentes departamentos. São as equipes “multidisciplinares”, formadas por profissionais de diversas áreas do conhecimento, o que deixa o time mais forte.
Comunicação Há pouca comunicação entre os setores. Afinal, cada um só sabe a sua parte do trabalho e não interfere na do outro. A comunicação flui o tempo todo, em todas as direções, através do diálogo e da troca de ideias, em vez de ordens e instruções. Os funcionários entendem que dependem uns dos outros e trabalham em equipe, de maneira cooperativa.
Comunicação entre comando e operação Dificilmente há comunicação entre altos cargos e as “caixas” que estão no final do organograma. É comum e recomendável que os diretores conversem com profissionais de todos os níveis hierárquicos. Existem canais de comunicação da alta direção com os funcionários, por exemplo, através de uma caixa de sugestões ou de reuniões específicas.
Decisão A tomada de decisões é centralizada: é o chefe que toma as decisões. A tomada de decisões é descentralizada (existe mais autonomia dos empregados).
Liderança Mesmo se o chefe não sabe tudo, ele sempre tem razão e sempre deve comandar o que é feito: afinal, é o chefe. O conhecimento técnico é mais valorizado que a autoridade do cargo. Pode haver lideranças assumidas em função das necessidades de cada projeto.
Que tal ver a importância da utilização do organograma na prática, conhecendo uma loja de materiais de construção? Perceba que a empresa possui uma estrutura definida e que já está alinhada com as demandas da organização contemporânea
Administração com foco no cliente

Se pensarmos numa organização tradicional, certamente vamos desenhar uma estrutura parecida com esta:

imagem de uma pirâmide representando o foco no cliente de uma empresa

Nas empresas tradicionais, ou seja, baseadas no modelo burocrático, o presidente e os diretores estão no topo da pirâmide, e os subordinados preocupam-se em agradar-lhes o tempo todo. Nesse modelo, o funcionário atende às necessidades indicadas pelo seu superior imediato.

Com o passar do tempo, esse entendimento mudou: nas empresas contemporâneas, qualquer estrutura criada na organização deve ter como principal objetivo gerar valor e satisfação para os clientes.

imagem de uma pirâmide representando o foco no cliente de uma empresa

Esse modelo foi proposto nos anos 80 por Jan Carlzo, mudando os rumos da gestão empresarial e revolucionando o conceito de liderança. A inversão da tradicional pirâmide da hierarquia implica em delegar poder às pessoas na linha de frente do atendimento da organização, com foco no cliente.

Nesse novo desenho, a organização existe para servir aos clientes, por isso, eles estão no topo da pirâmide. O cliente é, de certo modo, o chefe.

E o verdadeiro líder não é mais aquele que dá ordens, mas aquele que sabe facilitar o trabalho dos funcionários. Ele se coloca a serviço da equipe, para que ela tenha todas as condições de atender bem aos clientes e de trabalhar para que a organização atinja seus objetivos.

Momento de Reflexão

Convidamos você a refletir: Quais são as reais necessidades do cliente? Como podemos identificá-las? E como podemos atendê-las?

A horizontalização do organograma

Outra mudança importante é a supressão de níveis hierárquicos excessivos. Eliminar níveis hierárquicos facilita a comunicação e cria uma estrutura mais dinâmica e flexível. Com isso, o organograma fica mais “horizontal”, ou seja, tem menos níveis hierárquicos e os superiores estão mais próximos dos subordinados (em vez das linhas verticais de separação entre uns e outros).

imagem de um organograma

A representação horizontal também indica que os responsáveis por gerenciar as equipes não estão “acima” do grupo, mas trabalham junto a ele. Todos estão lado a lado, rumo a um mesmo objetivo.

A integração entre os departamentos

As organizações contemporâneas sabem que as caixas dos organogramas são meramente representativas, pois elas não são quadrados isolados; ao contrário, as pessoas que elas representam devem estar integradas, conversar e interagir continuamente.

Uma equipe ou um chefe de departamento que for individualista ou competitivo será considerado ineficaz, por estar trabalhando a favor de seu departamento, mas contra os interesses da organização como um todo.

A importância da delegação e do empoderamento
imagem representando a hierarquia dentro de uma empresa

Alguns executivos e gerentes podem centralizar as atividades, devido à responsabilidade de suas funções. Isso pode ser prejudicial para a organização.

Um dos talentos mais importantes de um gerente é saber delegar funções para seus subordinados, além de saber liderar e facilitar seu trabalho de maneira que eles consigam ter excelente desempenho.

Na estrutura burocrática tradicional, simplesmente ordenava-se aos profissionais de níveis hierárquicos inferiores que cumprissem tarefas e existia um supervisor cujo papel era “tomar conta”, para ver se as pessoas estavam trabalhando bem.

Hoje, sabe-se que a melhor estratégia para que um subordinado cumpra seu papel com excelente desempenho é delegar a ele responsabilidades, em vez de tarefas. É importante que ele entenda a importância de seu trabalho para o desempenho da organização como um todo.

Afinal, ser um mero “cumpridor de tarefas” é algo desgastante e frustrante, enquanto ser responsável por uma pequena parte do sucesso da organização pode ser muito satisfatório e realizador, por envolver desafios.

Empoderamento é a delegação de responsabilidade e autonomia ao funcionário, em vez de simplesmente encomendar-lhe tarefas.