Podemos definir gestão do tempo como a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
Pergunte a si mesmo: qual atividade é mais importante e quanto tempo deve ser alocado para ela? Se não tem essa resposta clara, então precisa começar a fazer agora a gestão do tempo.
Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta.
A gestão do tempo não tem um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de fazer na prática.
Ela requer que cada um invista seus esforços para priorizar e se organizar. Mas, uma vez iniciada, você descobrirá que com pequenos ajustes o seu dia passa a ser mais organizado, otimizando o tempo para tudo o que precisa fazer.
Deseja otimizar ainda mais a gestão do seu tempo? Vamos ver algumas dicas:
Defina objetivos
Antes de passar à realização de tarefas é importante saber onde quer chegar, o que quer e tem que fazer e o que não quer fazer.
Faça uma lista de tarefas e crie um plano diário
Listar tarefas é essencial quando se tem muita coisa para fazer, pois permite que se lembre de todas as tarefas e permite definir prioridades e obter maior produtividade.
Defina prioridades
Permite distinguir entre aquilo que é importante e aquilo que é urgente.
Aprenda a conhecer-se
O autoconhecimento ajuda a perceber o que é necessário para realizar as tarefas com mais motivação e eficácia, pois nem todas as pessoas funcionam da mesma forma (criança x idoso / prazer x dor).
Faça pausas
Ao planejar a sua gestão do tempo, defina quando fará as pausas e qual a sua duração, aproveite para comer, caminhar e se alongar.
Realize uma tarefa de cada vez
Quando executamos várias coisas ao mesmo tempo, não nos aplicamos 100% em nenhuma delas. Já ao realizar uma por vez, teremos mais concentração e maior eficácia.
Evite distrações e interrupções
Para uma maior produtividade mantenha-se focado e evite dispersar com chamadas, mensagens e pesquisas na Internet.
Seja organizado
Uma pessoa gasta em média 30 min. por dia procurando coisas que deveriam ser facilmente localizadas. Mantenha os materiais que
necessita perto de si.
Princípio de Pareto
Hoje amplamente difundido nas empresas, foi concebido pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que percebeu a relação 80/20 ao observar a desigualdade em seu país.
Segundo seu estudo, 20% das pessoas possuíam 80% do total da riqueza de toda a nação. Mas não foi ele que adaptou a descoberta à gestão de qualidade e sim Joseph Juran, que utilizou o princípio na esfera organizacional e o batizou em homenagem ao italiano.
Nesse contexto, 20% dos defeitos ou falhas são responsáveis por 80% dos problemas.
Agora que você já conheceu o Princípio de Pareto, vamos conhecer a Matriz de Gestão do Tempo.
Você sabe como realizar a gestão do seu tempo?
Com o intuito de aumentar a produtividade nos estudos, podemos indicar que assistam o vídeo a seguir sobre a Técnica Pomodoro.
É importante saber quais são as vantagens da boa gestão do tempo. Vamos lá?
Menos estresse;
Maior facilidade para trabalhar;
Maior produtividade pela falta de dúvidas sobre o que fazer;
Mais clareza mental;
Maior facilidade para tomar decisões importantes;
Mais tempo para investir em lazer ou outras atividades pessoais sem culpa ou dificuldade.
Você sabia que existem aplicativos que podem te auxiliar na gestão do tempo?
Conheça alguns aplicativos utilizados para facilitar o dia a dia e se organizar de forma mais prática.
Wunderlist
Podio
Trello
Artia
Todolist
Cal by Any.Do
Google Agenda
Google Keep
Evernote
Remember the Milk
30/30
A educação deixou de fazer parte de apenas uma etapa na vida do profissional e passou a ser chamada de lifelong learning (aprendizado ao longo da vida).
Mas então por que tantos indivíduos deixam de se atualizar e buscar aprimoramento pessoal e profissional?
Alguns dos motivos podem ser a falta de tempo ou de oportunidade. É nesse cenário que entram os cursos on-line, que permitem maior flexibilidade, autonomia e combinação entre estudo, trabalho e lazer.
A educação deixou de fazer parte de apenas uma etapa na vida do profissional e passou a ser chamada de lifelong learning (aprendizado ao longo da vida).
Mas então por que tantos indivíduos deixam de se atualizar e buscar aprimoramento pessoal e profissional?
Alguns dos motivos podem ser a falta de tempo ou de oportunidade. É nesse cenário que entram os cursos on-line, que permitem maior flexibilidade, autonomia e combinação entre estudo, trabalho e lazer.
O sucesso de um curso on-line será garantido com a gestão do tempo, elemento de muita importância para quem estuda a distância.
Além do planejamento semanal, estabelecer um horário para estudar diariamente é fundamental.
O sucesso de um curso on-line será garantido com a gestão do tempo, elemento de muita importância para quem estuda a distância.
Além do planejamento semanal, estabelecer um horário para estudar diariamente é fundamental.
O percurso do aluno on-line funcionará bem quando houver:
disciplina;
comprometimento;
conhecimento das ferramentas disponíveis no Portal, e
ciência do curso em si: pesquisando, acompanhando o progresso dos estudos, do cronograma e das entregas de atividades.
O percurso do aluno on-line funcionará bem quando houver:
disciplina;
comprometimento;
conhecimento das ferramentas disponíveis no Portal, e
ciência do curso em si: pesquisando, acompanhando o progresso dos estudos, do cronograma e das entregas de atividades.
Na Educação a Distância temos a seguinte constatação:
A flexibilidade possibilita + autonomia que, consequentemente, gera + responsabilidade por parte do estudante.
Chamamos isso de protagonismo do aluno para com seu processo de ensino-aprendizagem.
E quais seriam os recursos e as flexibilidades de um curso online?
— Pluralidade dos objetos de aprendizagem, dos formatos e das ferramentas; — Recursos visuais: vídeos, e-books, imagens e infográficos; — Recursos de áudio: como os podcasts; — Interativos e de comunicação: fóruns e webconferências com com o professor; — Atividades: através de práticas, questionários e avaliações.
Além disso, existe a mediação e o acompanhamento da tutoria e, o suporte e a avaliação do professor da disciplina.
E o que um aluno online precisa ter?
Motivação para aprender;
Organização;
Habilidades de gerenciamento de tempo;
Facilidade de comunicação;
Autodisciplina;
Domínio básico da tecnologia;
Pensamento crítico.
E o que um aluno online precisa ter?
Motivação para aprender;
Organização;
Habilidades de gerenciamento de tempo;
Facilidade de comunicação;
Autodisciplina;
Domínio básico da tecnologia;
Pensamento crítico.
Atenção a essas dicas!
— Não estude mais do que sua resistência diária permite, especialmente no primeiro dia. O ideal é que você aumente gradualmente as horas estudadas e isso fará com que sua resistência também aumente, naturalmente e sem estresse.
— Leia e releia a lição, mesmo que ela lhe pareça difícil e não desanime. Se houver dificuldade mesmo assim, é possível entrar em contato com o professor da disciplina ou tutor pelo Polo da Universidade.
— É importante fazer pausas curtas em tópicos longos. Isso evitará o desânimo durante os estudos e o desgaste. Ao programar intervalos no dia, aproveite para se alongar, meditar, ouvir música e ficar um tempo com a família.
— Mantenha o foco e a concentração. Durante o tempo de estudo, tente se concentrar apenas nas atividades do curso, eliminando as distrações e as interrupções como notificações de Apps, chamadas telefônicas, e-mails, dentre outras.
— Seja perseverante para alcançar seus objetivos. Perseverar significa continuar os esforços até o sucesso; Em termos de estudo, perseverança significa manter contínuo o estudo, sem parar devido a alguma dificuldade ou complicação.
Conheça o seu Perfil de acordo com o modo como esses organizam o seu tempo:
Termo
Explicação
Bombeiro
Você parece viver "apagando incêndio". Corre atrás das atividades que requerem "atenção imediata", e às prioriza em detrimento das atividades que vão melhorar sua vida, seu trabalho e lhe levar a algum bom resultado.
Bom Gestor
Você administra muito bem o seu tempo e tem bons resultados! Parabéns!
Perfeccionista
Você pode até não viver apagando incêndio, mas gasta tempo demais em detalhes que não importam muito.
Protelador
Seu lema é “Não faça hoje o que puder deixar para amanhã!”; deixa tudo para a última hora, na véspera de entregar atividades ou trabalhos.
Como você gere seu tempo?
A seguir, teremos 25 perguntas para você se autoavaliar quanto à gestão do seu tempo.
Ao responder as perguntas, dê-se uma nota de 0 (mínimo) até 4 (máximo). Depois, faça a somatória total. Essa soma vai dar a sua nota percentual de administração do tempo. Vamos ao teste?
1 - Pareto:
Estou investindo 80% do meu tempo nas tarefas críticas, diretamente relacionadas às minhas metas pessoais e profissionais e que me fazem avançar em relação ao que defini como meu objetivo?
2 - Ajuda/delegação:
Peço ajuda quando preciso e delego rapidamente quando possível?
3 - Lista de objetivos:
Começo todos os meus dias definindo e revisando meus objetivos pessoais e profissionais para aquele dia e para aquela semana?
4 - Lista de tarefas:
Depois de revisar meus objetivos, começo meu dia definindo as tarefas que preciso realizar naquele dia?
5 - Lista de prioridades:
Na lista de tarefas que preciso fazer naquele dia, separo e defino as que são prioridades?
6 - Primeiro o que é importante:
Pessoas de baixo desempenho invariavelmente dão mais foco ao que parece urgente, e não ao que é importante. A não ser que você trabalhe no pronto-socorro, só lidar com urgências (principalmente as pseudourgências) com certeza vai fazer com que você entre rapidamente em zona forte de mediocridade. Então, a pergunta é: dedico-me de verdade a fazer o que é prioridade no meu dia? Ou seja, meu foco é muito mais definido pela importância do que pela urgência?
7 - Avaliação:
Avalio constantemente como estou usando meu tempo e como posso melhorar essa minha administração do tempo?
8 - Evitar enrolação:
Procrastinar significa, de maneira simples, “deixar para amanhã”. Ou seja, não tomar decisões que poderiam (e que precisam) ser tomadas. Você tem evitado procrastinar, tomando decisões de maneira mais rápida e ágil?
9 - Rotinas de sucesso:
Você cria rotinas produtivas e eficientes para lidar com tarefas e/ou situações repetitivas?
10 - Coma o sapo:
Brian Tracy tem um livro só sobre isso, chamado Eat that frog!, ou “Engula sapos!”. A ideia é a seguinte: se você tem algo que é difícil ou complicado de fazer, faça logo que chegar ao trabalho. Ou seja, resolva esse pepino de uma vez! Não enrole. Isso aumenta incrivelmente a produtividade. Então, a pergunta aqui é: você tem encarado e resolvido seus maiores desafios logo cedo, sem fugir ou procurar justificativas para jogar para depois?
11 - Previsão de imprevistos:
Você tem separado dois blocos de 15 a 30 minutos só para lidar com imprevistos? Ou seja, deixa agendado um espaço em branco na sua agenda só para lidar com imprevistos?
12 - Blocos de tempo:
Especialistas comprovaram que trabalhar em blocos de tempo aumenta muito a produtividade das pessoas. O ideal é separar entre 60 e 90 minutos para dedicar-se a algo 100%, fazer uma pausa rápida de 5 a 10 minutos, e depois voltar a trabalhar mais 60 a 90 minutos (pode ser na mesma tarefa anterior ou em outra atividade). Pergunta: você tem separado claramente blocos de tempo para dedicar-se exclusivamente às suas atividades prioritárias?
13 - Dizer “não”:
Você consegue dizer “não” de maneira firme, mas educada e profissional, ou acaba dizendo “sim” a tudo que pedem (e se complica por causa disso)?
14 - Tempo criativo:
Você tem separado, pelo menos uma vez por semana, um bloco de tempo de 30 minutos para dedicar-se criativamente a melhorar o seu trabalho? Novas ideias, novos projetos, novas iniciativas, resolução de problemas, leitura?
15 - E-mails:
Você tem lidado de maneira produtiva com a quantidade cada vez maior de e-mails e mensagens que recebemos? (Minha dica: lembre-se dos “blocos de tempo”! É o que eu faço e funciona muito bem – crie momentos do dia só para responder e-mails e mensagens.)
16 - Energia:
Pessoas sem energia não conseguem administrar bem seu tempo! Você está cuidando bem dos meus níveis de energia durante o dia? Sono que descansa e repara, alimentação saudável e equilibrada, exercícios e alongamentos energizantes e estimuladores, hidratação adequada?
17 - O mito multitarefa:
Diversos estudos de produtividade já demonstraram que fazer várias coisas ao mesmo tempo dá às pessoas a sensação enganadora de produtividade, mas que a produtividade de verdade cai de 30 a 50% quando isso é feito. É como dirigir e falar ao celular: a pessoa tem a velocidade de reflexos igual à de uma pessoa bêbada (mas acha que não). Resultado: a pessoa acaba estressada, pouco produtiva, com a sensação frustrante de que fez um monte de coisas e não avançou nada. E é verdade! Fez realmente um monte de coisas e não avançou nada porque fez mal feito. Pergunta: você tem evitado fazer três ou quatro coisas ao mesmo tempo, dedicando-se a uma por vez, em sequência?
18 - Lidando com interrupções:
Interrupções fazem parte da nossa rotina e do nosso dia a dia, por isso, precisamos lidar com elas de maneira proativa e inteligente, e não reativa. Como você tem lidado com isso? Você encontrou um sistema proativo, inteligente e produtivo de lidar com interrupções?
19 - Foco em resultados:
Você tem colocado seu foco muito mais em resultados do que em atividades? Ou seja, não confunde estar ocupado com ser produtivo?
20 - Revisão constante:
Você revisa com frequência seus objetivos diários, semanais, mensais e anuais?
21 - Reuniões produtivas:
Reuniões são fundamentais para o sucesso, mas também podem ser um grande vampiro energético e um imenso desperdiçador de tempo. Então, antes de participar de uma reunião, você verifica se:
— A reunião é realmente necessária? — Sua presença é realmente necessária? — Existe e vai ser respeitado um horário certo para começar e para terminar? — Há uma agenda pré-definida para guiar os trabalhos? — Você está realmente preparado, com todas as informações necessárias para fazer com que a reunião seja realmente produtiva? — As outras pessoas estão realmente preparadas, com todas as informações necessárias para fazer com que a reunião seja realmente produtiva? — Ao final da reunião, todo mundo sai dela sabendo exatamente o que precisa ser feito?
Bastante coisa, não? E aí – de 0 a 4, que nota dá em média para suas reuniões?
22 - Respeitar prazos:
Quando você coloca um prazo para si mesmo, ele é 100% respeitado? Ou você tem a tendência de achar que as coisas vão ser mais rápidas do que realmente são e, por consequência, estourar prazos ou não entregar exatamente no tempo prometido acabou virando, de certa forma, uma rotina?
23 - Eliminar atividades improdutivas e ladrões de tempo:
Você tem sido eficiente e disciplinado ao lidar com atividades improdutivas e ladrões de tempo? Facebook em horário de trabalho, navegar pela internet, responder telefonemas pessoais não urgentes em horário comercial, além de conversas improdutivas, paradas para fumar, tomar café, etc., que acabam levando mais tempo do que deveriam.
24 - Tempo para si mesmo/a:
Você separa um tempo para cuidar de você mesmo todos os dias? Um tempo só para você?
25 - ______________________________________ :
Essa aqui é sua. Deixei um espaço livre pois sei que, depois de ler tudo isso, provavelmente você teve algumas ideias próprias sobre coisas para analisar. Qual outro item/pergunta você adicionaria à lista?
Analisando resultados
Nota menor que 70%
Você precisa rever isso urgentemente. Afinal, deve estar começando a dar sinais de estresse, cansaço, sensação de improdutividade (faz muitas coisas, mas sem sentir que realmente avançou), ansiedade, prazos estourados, etc.
O próprio checklist vai dar uma pista de onde precisa melhorar: basta rever os itens com notas mais baixas, escolher um ou dois prioritários para melhorar, e dedicar-se a trabalhar esses itens pelos próximos 30 dias.
Nota entre 70 e 85%
Ótimo, mas pode melhorar. E você mesmo já sabe disso e sente que pode melhorar. Mais uma vez, o checklist dá as pistas do que precisa ser trabalhado. Agora é ter disciplina para mudar alguns hábitos e começar a colher os frutos de ser ainda mais organizado, planejado e produtivo.
Nota acima de 85%
Parabéns! Você realmente é uma pessoa organizada, planejada e produtiva. Continue assim e, se notar que na checklist tem algo que chamou a sua atenção e que pode ser melhorado, dedique os próximos 30 dias a isso.
Escolha apenas uma prioridade para melhoria e coloque foco em apenas um item para melhorar. Isso funciona bem melhor para quem já está em Alta Performance.
Você vai perceber que se colocar em prática as dicas que reunimos até aqui sobre gestão do tempo, ficará muito mais fácil melhorar a forma como administra seu tempo.
O objetivo é que o conteúdo seja útil e que possa ajudar na gestão do seu tempo, seja ele utilizado para os estudos, para o trabalho ou para a vida social.
Você também pode acessar o REA Planejando seu tempo e construir seu planejamento semanal. Vamos lá?!
Bibliografia
Como ter mais foco | A técnica Pomodoro | Resumo Animado. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=hfxfJ7Qa4sg&ab_channel=IlustradaMente. Acesso em: 09 maio 2023.
DALPRA, Patrícia. Quais os benefícios e como colocar em prática a gestão do tempo? PD Gestão de Imagem e Carreira. Disponível em: https://pdimagemecarreira.com/gestao-de-tempo/. Acesso em: 09 maio 2023.
Endeavor.org. Matriz de Gestão do Tempo. Disponível em: https://info.endeavor.org.br/ferramenta-matriz-tempo. Acesso em 09 maio 2023.
ESAG Jr. 11 Aplicativos Para Gestão do Tempo. Disponível em: https://esagjr.com.br/blog/aplicativos-para-gestao-do-tempo/. Acesso em: 09 maio 2023.
SOARES, Vitor. Diagrama de Pareto: o que é, como usar e modelo para baixar gratuitamente. napratica.org. Disponível em: https://www.napratica.org.br/diagrama-de-pareto/#:~:text=O%20princ%C3%ADpio%20de%20Pareto%2C%20hoje,total%20d
e%20toda%20a%20na%C3%A7%C3%A3o. Acesso em: 09 maio 2023.
MARTINS, Julia. 18 dicas, estratégias e soluções rápidas de gestão do tempo para fazer o seu melhor trabalho. Disponível em: https://asana.com/pt/resources/time-management-tips. Acesso em: 10 maio 2023.
PEDRA, David. Entenda o que é gestão do tempo, suas vantagens e como você pode começar a colocar em prática com 6 passos. Disponível em: https://www.siteware.com.br/produtividade/o-que-e-gestao-tempo/. Acesso em: 10 maio 2023.
SOUZA, Ivan de. Confira as 15 dicas práticas de gestão de tempo e produtividade. Rockcontent blog. Disponível em: https://rockcontent.com/br/blog/gestao-de-tempo-e-produtividade/. Acesso em 09 maio 2023.
CANDELORO, Raul. Teste: Como você faz a administração do tempo? Vendamais. Disponível em: https://vendamais.com.br/teste-administracao-do-tempo/. Acesso em: 09 maio 2023.
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