Inicie o e-mail de forma educada e cordial, cumprimentando o destinatário. Por exemplo: “Fulano de tal, bom dia”; “Prezados, boa tarde”; “Caros, bom dia”. Esta regra deve ser aplicada apenas quando esta é a primeira conversa com o seu interlocutor, e deve ser evitada caso necessite trocar e-mails com ele. Nesse caso, opte por chamá-lo pelo nome. Uma última dica é incluir uma vírgula após o nome da pessoa, o que configura um vocativo: “Aline, boa tarde!”

Gírias, termos abreviados, clichês, neologismos e a informalidade devem ser evitados no e-mail corporativo. Procure sempre usar termos formais. Algumas expressões que você deve evitar são: “vc”, “tbm”, “e aí?”, “beijos”, “venho através desta”, “sem mais para o momento etc. Use sempre expressões cordiais como: “obrigado”, “por favor”, “desculpe”.

Há uma boa chance de causar uma má impressão quando seu e-mail vem carregado destes quatro elementos. Por isso, é sempre importante checar esses erros no texto. Vejamos alguns exemplos:

• Repetição - “Você recebeu o cronograma? Você precisa que eu envie de novo?”
• Erros de digitação - “Qualquer dívida entre em contato”.
• Formatação - “Prezados, bom dia!!!”
• Gramática - “Segue anexo o relatório do mes”.

Assim como ocorre na escrita de um texto simples, é importante o e-mail ser desenvolvido a partir destas três etapas: introdução, desenvolvimento e conclusão, de forma que a mensagem seja entendida facilmente. Comece pela apresentação do tema principal, discorra sobre o assunto e depois conclua.

Para tornar esse exercício um pouco mais fácil, pensando na organização de sua escrita, você pode separar em tópicos as informações que precisa comunicar. É possível também deixar espaços entre esses blocos de texto para facilitar a separação das ideias. Por fim, atente-se à formatação do texto, evite o uso de muitas cores ou o excesso de fontes e tamanhos.

Muita informação, além de poder cansar a leitura, pode provocar o desinteresse do leitor. Então, quanto mais claro, conciso e objetivo for o texto, melhor! Sem contar que fica muito mais fácil para entender, não é?

A ortografia merece uma atenção especial em relação à escrita de e-mails corporativos. Algumas orientações importantes são:

• Tome cuidado para não escrever tudo em Caixa Alta, pois isso significa que você está gritando com o destinatário. Use letra maiúscula somente para nomes próprios (substantivos) e após ponto final. A regra é similar para as minúsculas, utilize-as principalmente na inicial de meses.
• Não use acento grave antes de verbos e esteja sempre atento às normas do Acordo Ortográfico, em especial às palavras que perderam o hífen, por exemplo: dia a dia.
• Tenha sempre em vista uma ferramenta de pesquisa, caso queira procurar sinônimos a uma palavra já usada a fim de evitar repetições.
• Também esteja sempre de olho no uso da pontuação, pois o uso em excesso pode falar muito sobre você como profissional. Por exemplo, uso de exclamação (!) ou (?) pode indicar uma pessoa sem paciência e até imatura.

Depois de passar por todas estas etapas chegou o momento de encerrar o e-mail. Aqui a regra não é diferente, utilize termos como:

“Qualquer dúvida, estou à disposição”;

“Aguardo o seu retorno”;

“Cordialmente”;

“Atenciosamente”.

Observe que para o encerramento é interessante termos menos impessoais, como “beijos” e “abraços carinhosos”.

Se possível, crie também assinaturas ao final do e-mail com nome, cargo e telefone de contato para o destinatário saber de que empresa é você.

Deve ser criado depois de o e-mail ser escrito, e precisa ser um texto curto. Não se esqueça de preencher essa parte, pois é a primeira coisa que o destinatário irá olhar ao bater o olho no e-mail. Sendo assim, ele precisa ser claro e conciso.

É importante revisar o e-mail pelo menos 2 ou 3 vezes até que esteja tudo correto antes de enviá-lo. Certifique-se de indicar a pessoa certa na sua lista de contatos para não ocorrer o erro de a mensagem ser enviada para outro destinatário. Quando for inserir um anexo, certifique-se de que ele está no tamanho ideal, se não, é possível compactar para deixá-lo menor.